Přestože ze zoologického hlediska jsou lidé tzv. nahou opicí, tak kupodivu zas až tak moc rádi veřejně nazí nechodí ani nepracují, a to i když jde o pobyt v malém kolektivu navzájem se dobře znajících osob. Na vině je hlavně výchovou daný ostych, ale rovněž ryze praktické důvody hygienické, zdravotní, bezpečnostní, "vážnost úřadu" a u řady z nás také estetické. Základním předpokladem výkonu téměř jakékoli práce – vyjma modeling, herectví apod. – je vhodné oblečení, v němž se dotyčný pracant cítí dobře a které vyhovuje jeho pracovní činnosti. Na druhé straně je ovšem oblečení současně i velmi osobní záležitostí, z čehož pramení určité rozpaky až bezradnost daňových předpisů.
Veškeré oblečení včetně obuvi, které nosí při výkonu práce zaměstnanci firem i samotní podnikatelé (OSVČ) a společníci obchodních korporací, můžeme zhruba rozdělit do čtyř kategorií, kterým se budeme dále věnovat. Patří sem osobní ochranné pracovní prostředky, jednotné pracovní oblečení, jiné pracovní oblečení a ostatní firemní oblečení.
OSOBNÍ OCHRANNÉ PRACOVNÍ PROSTŘEDKY
Každou lidskou práci provází nejrůznější druhy nebezpečí a rizik více či méně ohrožující jeho zdraví a výjimečně také samotný život. Zdraví škodlivé pracovní podmínky a pracovní prostředí, nesprávně organizovaná a prováděná práce - to vše na zaměstnance negativně působí a může mít dříve či později za následek pracovní úraz, nemoc z povolání, průmyslovou otravu, zvýšenou nemocnost nebo předčasné opotřebení organismu.
Pokud s ohledem na druh práce nebo pracovní prostředí není možné bezpečnostní a zdravotní rizika zcela odstranit nebo dostatečně omezit prostředky kolektivní ochrany nebo opatřeními v oblasti organizace práce, je zaměstnavatel podle § 104 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZP") povinen poskytnout takto ohroženým zaměstnancům osobní ochranné pracovní prostředky (dále jen "OOPP"). Jedná se o ochranné prostředky, které musí chránit zaměstnance před riziky, ale nesmí ohrožovat jejich zdraví, ani bránit výkonu práce, a současně musí splňovat požadavky stanovené zvláštním právním předpisem. Tímto se rozumí nařízení vlády č. 21/2003 Sb., kterým se stanoví technické požadavky na osobní ochranné prostředky. Pro praxi je ještě významnější nařízení vlády č. 495/2001 Sb., kterým se stanoví rozsah a bližší podmínky poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků.
Na základě vyhodnocení rizik a konkrétních podmínek práce na pracovištích vypracuje zaměstnavatel v souladu s nařízením vlády č. 495/2001 Sb. seznam konkrétních OOPP odpovídajících těmto rizikům. Tyto ochranné prostředky není možné zakoupit v běžném obchodě "pro kutily" v provedení určeném pro domácí (hobby) použití. Musí se totiž jednat o profesionální výrobky označené patřičnou certifikací kvality v souladu se zmíněným nařízením vlády č. 21/2003 Sb. Danými riziky ohroženým zaměstnancům pak podle seznamu zaměstnavatel individuálně předá (proti podpisu) odpovídající OOPP, a to samozřejmě bezplatně, přičemž je seznámí s jejich řádným používáním. Dále je zaměstnavatel povinen na své náklady udržovat OOPP v použivatelném stavu a kontrolovat jejich používání. Zákoník práce výslovně stanoví, že poskytování OOPP nesmí zaměstnavatel nahrazovat finančním plněním, protože by hrozilo, že by zaměstnanci peníze využili jinak.
Výdaje zaměstnavatele vynaložené na bezpečnost a ochranu zdraví při práci – kam samozřejmě patří také výlohy na pořízení, údržbu a opravy OOPP - jsou bezpečně daňově účinné na základě speciálního ustanovení bodu 1 § 24 odst. 2 písm. j) zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZDP"). A podpůrně rovněž v souladu s obecnějším ustanovením § 24 odst. 2 písm. p) ZDP, jelikož se jedná o výdaje, k jejichž úhradě je poplatník povinen podle zvláštního zákona (zákoník práce).
Příklad č 1 – Praktické pojetí OOPP
Firma Smetí, s. r. o., se zabývá svozem komunálního i firemního odpadu. Na základě nařízení vlády č. 495/2001 Sb. firma vyhodnotila rizika postihující dotyčné zaměstnance. Jde o souhrn více rizik: fyzikálního (poškození rukou a uklouznutí), chemického (prach, případně tekutiny) a biologického (bakterie, viry, paraziti, plísně). V návaznosti na tato rizika ve vnitřním předpise stanovila seznam OOPP pro zaměstnance nakládajícího odpad do vozidla: čepice chránící hlavu, rukavice na ochranu před mechanickým poškozením a chemickými látkami, kotníčková obuv do vlhkého prostředí, ochranná pracovní kombinéza (nebo dvojdílný ochranný oděv).
Takto vymezené OOPP forma nakoupila do zásoby ve větším rozsahu u prodejce specializovaného na BOZP, takže všechny výrobky měly požadovanou certifikaci technické kvality v souladu s nařízením vlády č. 21/2003 Sb. Firma je zahrne do daňových výdajů.
I když jsou OOPP poskytovány zaměstnancům individuálně, nejsou pro ně zdanitelným nepeněžitým příjmem ze závislé činnosti, jak výslovně uvádí § 6 odst. 7 písm. b) ZDP. Možnosti používání ochranných prostředků totiž samozřejmě nepřináší dotyčnému zaměstnanci žádný reálný osobní majetkový prospěch. A předmětem daně z příjmů není ani případná úhrada výdajů vynaložených zaměstnancem na udržování OOPP.
Nařízení vlády č. 495/2001 Sb. kromě rozsahu a podmínek poskytování OOPP uvádí v příloze č. 2 také jejich příklady pro jednotlivé druhy ochran a rovněž stanovuje, co se naopak za OOPP nepovažuje. Mezi tyto ochranné prostředky obecně nepatří běžné pracovní oděvy a obuv, které nejsou a priori určeny k ochraně zdraví zaměstnanců před riziky. Nicméně v prostředí, v němž oděv a obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění nebo plní ochrannou funkci, se považuje za OOPP také pracovní oděv a pracovní obuv.
JEDNOTNÉ PRACOVNÍ OBLEČENÍ
Pro naprostou většinu profesí a zaměstnaneckých pozic není až tak důležitý ochranný charakter oděvu, protože bezpečnostní a zdravotní rizika jejich práce jsou velmi nízká, srovnatelná s běžným osobním životem lidí. Pro tyto pracovní pozice – převážně ve službách – je příznačné, že vykonávají pracovní činnost tzv. přímo mezi lidmi (veřejností).
Ovšem praktická potíž je v odhalení a identifikování právě takovéhoto personálu v široké mase potenciálních zákazníků, resp. anonymní veřejnosti. A právě pro tyto účely našlo pracovní oblečení své další pole působnosti. Pokud v restauraci natrefíme na ženu zpravidla v bílé halence a černé sukni, pak nemusíme bádat nad tím, jestli zde pracuje a rovnou můžeme vyslovit svůj stravovací požadavek. Podobně se můžeme bez ostychu zeptat na hledaný druh zboží v obchodním domě člověka se zářivě oranžovým tričkem označeným logem (značkou) daného obchodu. A také nás asi nepřekvapí požadavek předložení jízdního dokladu vznesený osobou v modré uniformě s čepicí, případně v jiném stejnokroji typickém pro daného vlakového přepravce.
V těchto případech hovoříme vcelku srozumitelně o tzv. jednotném pracovním oblečení (stejnokrojích), které poskytuje zaměstnavatel svým zaměstnancům, případně jen vybraným "kontaktním" profesím. Naproti tomu firemní detektiv potírající krádeže zboží v obchodě zákazníky musí být samozřejmě zcela nenápadný. Jak jsme předeslali, jednotné pracovní oblečení (stejnokroje) je typické zejména pro prodejní organizace, poskytovatele služeb pohostinských a ubytovacích zařízení apod., přičemž plní kromě zmíněné identifikace personálu dále ještě obvykle také účely reklamní, propagační a organizační. Kvůli posledně zmíněnému důvodu se s takovýmto oděvem setkáme i u pracovníků působících uvnitř firemních prostor, kam veřejnost nemá přístup – např. u skladníků a dělníků u pásu. Díky jejich označení má dohlížející vedoucí (např. skrze kamery) okamžitě přehled, zda jsou všichni na svých místech a jestli se po firmě nemotá někdo, kdo tam nemá co pohledávat.
S ohledem na evidentní reklamní, propagační a organizační charakter jednotného pracovního oblečení nebývá problém s jeho daňovou uznatelností pro zaměstnavatele. Současně se výslovně dle § 6 odst. 7 písm. b) ZDP nejedná o zdanitelný nepeněžitý příjem dotyčného zaměstnance, protože nijak nezvyšuje jeho osobní majetkový prospěch a mimo dané zaměstnání jej (raději) ani nenosí. Aby nebylo pochyb, co ještě lze považovat za jednotné pracovní oblečení a co již nikoliv, věnuje této problematice pár slov doporučující metodický Pokyn Generálního finančního ředitelství č. D-22 k jednotnému uplatňování ZDP (Finanční zpravodaj č. 3/2015): "...Předpokladem je, že zaměstnavatel ve vnitřním předpise nebo smluvní strany v kolektivní smlouvě stanoví povinnost zaměstnanců používat jednotné pracovní oblečení pouze při výkonu zaměstnání a vymezí charakter a podobu jednotného pracovního oblečení a všech jeho součástí. Zaměstnavatel musí ale také zajistit, aby jednotné pracovní oblečení bylo trvale a viditelně označeno identifikačními znaky zaměstnavatele, čímž se rozumí např. obchodní jméno, ochranná známka, firemní barvy apod. Další součásti jednotného pracovního oblečeni, které nelze opatřit viditelným či trvalým označením, by měly být poskytovány v přiměřené hodnotě a množství."
A stejná daňově optimální pravidla platí i pro příspěvek na udržování poskytovaných stejnokrojů, resp. jednotného pracovního oblečení. Jedná se sice a priori o povinnost a odpovědnost zaměstnavatele, ale zejména v menších firmách je zpravidla možné domluvit se zaměstnanci, že si firemní oděvy budou udržovat (prát, případně drobně opravovat) svépomocí. Takto vynaložené výdaje jim pak zaměstnavatel nahradí v podobě zmíněného příspěvku na údržbu jednotného pracovního oblečení, který může mít také paušální formu např. 100 Kč měsíčně. Ostatně pro zaměstnance by bylo značně administrativně náročné až nemožné prokazovat takto vynaložené výdaje, zvláště pokud si firemní oblečení perou doma v pračce nebo ručně. Zákonnou oporu pro paušalizaci…