Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující postup při doručování pracovněprávních písemností

Zaměstnavatel ………………………………………………. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO)

zastoupený …………..

upravuje tímto postup při doručování pracovněprávních písemností.

1. Písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (§ 113 odst. 4 ZP) nebo platový výměr (§ 136 ZP) a záznam o porušení režimu dočasně práceneschopného pojištěnce (dále jen „písemnost“), musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. Při doručování písemností se postupuje podle § 334 až 337 ZP a podle tohoto vnitřního předpisu.
2. Zaměstnavatel může rozhodnout o doručení do vlastních rukou i v případě jiných písemností, pokud to bude považovat vzhledem k obsahu písemnosti za potřebné. O doručení jiných písemnosti, než uvedených v bodě 1 zaměstnanci do vlastních rukou, rozhoduje vedoucí zaměstnanec, který písemnost vyhotovuje. Pokud tak učiní, postupuje podle tohoto vnitřního předpisu.
3. Písemnost doručovanou do vlastních rukou podle bodu 1 nebo 2 zaměstnavatel zaměstnanci doručuje vždy nejprve osobně. Zaměstnanci se písemnost doručuje do vlastních rukou na pracovišti. Není-li osobní doručení na pracovišti možné, protože zaměstnanec není na pracovišti přítomen, doručuje se, kdekoliv bude zastižen v místě, o kterém zaměstnavatel ví, že se v něm zaměstnanec zdržuje. Jestliže zaměstnavatel zaměstnance nemůže zastihnout ani na jiném jemu známém místě, doručuje zaměstnavatel osobně na jemu posledně známou adresu bydliště zaměstnance. Osobní doručení na zaměstnavateli posledně známou adresu bydliště zaměstnance nemusí zaměstnavatel činit pouze v případě, že je místo adresy bydliště odlišné od obce sídla zaměstnavatele nebo jeho pracoviště, na kterém zaměstnanec práci koná. Zaměstnavatel podle vzdálenosti bydliště zaměstnance na posledně známé adrese může rozhodnout o osobním doručení do tohoto místa i v případě, že sídlo nebo pracoviště zaměstnavatele jsou odlišné od obce místa poslední známé adresy zaměstnance.
4. Osobní doručení písemnosti do vlastních rukou provádí vždy alespoň dva zaměstnanci zaměstnavatele, zpravidla jedním z nich je pověřený zaměstnanec personálního oddělení. Zaměstnavatel může pověřit doručením písemností i jiné osoby. Zaměstnanci a osoby pověřené doručováním musí být před doručováním seznámeni s právní úpravou doručování písemností v zákoníku práce a tímto vnitřním předpisem.
5. Převzetí písemnosti zaměstnanec potvrzuje na kopii, která se zakládá do osobního spisu zaměstnance.
6. Odmítne-li zaměstnanec při osobním doručování písemnosti určené do vlastních rukou písemnost převzít, jsou zaměstnanci nebo osoby, které doručují, povinni zaměstnanci sdělit, o jakou písemnost a s jakým obsahem se jedná, a o tom, že písemnost se při odmítnutí převzetí považuje za doručenou. O odmítnutí převzetí písemnosti učiní zaměstnanci nebo osoby pověřené doručením záznam na originál i kopii písemnosti. V záznamu se uvede místo doručování, datum a hodina, jména zaměstnanců nebo osob, které doručovali, uvedení, že převzetí písemnosti bylo odmítnuto a že zaměstnanec byl o následcích odmítnutí poučen, a podpisy zaměstnanců nebo osob, které doručovali. Obdobně se při vyhotovení záznamu postupuje, pokud zaměstnanec odmítne potvrdit převzetí písemnosti, kterou převzal nebo není-li možné zaměstnance na adrese zastihnout. Za splnění této povinnosti odpovídá vedoucí personálního oddělení a zaměstnanci nebo osoby pověřené osobním doručením.
7. Doručuje-li zaměstnavatel písemnost osobně, považuje se písemnost za doručenou jejím převzetím a také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne.
8. Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování. Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem. Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
9. Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
10. Nemůže-li být písemnost doručena osobně anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, protože zaměstnanec nedal k tomuto způsobu doručování souhlas nebo se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem, může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Při tomto doručení se postupuje podle § 336 ZP.
11. Je-li písemnost doručována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, vybere zaměstnavatel takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy vyplývala povinnost doručit poštovní zásilku obsahující písemnost za podmínek stanovených § 336 ZP.
12. Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá zaměstnavatel na poslední adresu zaměstnance, která je mu známa. Písemnost může být doručena také tomu, koho zaměstnanec k přijetí písemnosti určil na základě písemné plné moci s úředně ověřeným podpisem zaměstnance. Doručení písemnosti zaměstnavatele doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení.
13. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu. Zaměstnanec se vyzve písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti, aby si uloženou písemnost do 10 pracovních dnů vyzvedl; zároveň se mu sdělí, kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti. Zaměstnavatel musí písemnost doručovanou prostřednictvím provozovatele poštovních služeb doručovat za shora uvedených podmínek a poučení musí obsahovat shora uvedené následky.
14. Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je splněna, jakmile zaměstnanec písemnost převezme. Jestliže si zaměstnanec uloženou písemnost nevyzvedne do 10 pracovních dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty; tato nedoručená písemnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí. Jestliže zaměstnanec doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo.
15. Zaměstnanec musí být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti; o poučení musí být proveden písemný záznam.
16. Zaměstnanec doručuje písemnost určenou zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla nebo pracoviště zaměstnavatele nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Je-li doručováno osobním předáním, je zaměstnavatel povinen doručení písemnosti písemně potvrdit. Zaměstnanec doručuje do podatelny zaměstnavatele, která je umístěna………………….v pondělí až pátek v době od……do…….. Zaměstnanec může také doručovat do sekretariátu ředitele nebo písemnost může doručit svému nadřízenému zaměstnanci. Vedoucí zaměstnanec anebo podatelna či jiný útvar, je-li pověřen přebíráním písemností, nesmí převzetí písemnosti od zaměstnance odmítnout. Povinnost osoby, které písemnost za zaměstnavatele přebírá, převzetí písemnosti písemně potvrdit, platí i v tomto případě.
17. Jestliže s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost určenou zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací na elektronickou adresu, kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil; písemnost určená zaměstnavateli musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Písemnost určená zaměstnavateli doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy její převzetí potvrdí zaměstnavatel zaměstnanci datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou svou uznávanou elektronickou pečetí. Doručení písemnosti určené zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo…