Oběh účetních dokladů
Název účetní jednotky:
Označení:
Číslo:
Zpracoval:
Kontroloval:
Platnost:
Závaznost:
Datum vydání:
Vydává:
Nahrazuje:
Doplňuje:
Počet stran:
Přílohy:
Struktura vnitřního předpisu o oběhu účetních dokladů
je zaměřena na:
1. Vymezení základních souvislostí
2. Základní fáze oběhu účetních dokladů
3. Fáze oběhu konkrétních účetních dokladů
4. Vymezení odpovědnosti za oběh příslušných účetních
dokladů
Varianta:
1. Vymezení základních souvislostí
Předpokladem zajištění průkaznosti účetnictví jsou dokladové řady. Pro každý druh dokladu je třeba stanovit
samostatnou číselnou řadu a zabezpečit průběžné číslování dokladů bez
mezer a duplicit. Dokladové řady - jejich vymezení - zahrnuje vnitřní předpis
č.... Systém zpracování účetnictví.
Metodické vymezení
Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních
knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy,
které musí obsahovat:
a) označení účetního
dokladu,
b) obsah účetního
případu a jeho účastníky,
c) peněžní částku
nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d) okamžik
vyhotovení účetního dokladu,
e) okamžik
uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d),
f) podpisový
záznam osoby odpovědné za účetní případ (věcná správnost) a podpisový
záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (formální správnost);
podpisový záznam může být společný pro více účetních
dokladů.
Výše uvedené skutečnosti, které se týkají jednoho účetního
dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti
podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů.
Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ znamená potvrzení, že účetní případ je věcně správný.
Například (viz dále) vedoucí zásobování svým podpisem na přijaté faktuře
potvrdí, že zboží došlo v požadovaném množství, kvalitě, ceně apod.
Podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování účetního
případu je zpravidla záležitost účetního,
který potvrdí, že doklad je formálně správný, má předepsané náležitosti a byl
zaúčtován.
Konkrétní záznam (např.
i daňový doklad) se stává účetním dokladem, pokud obsahuje předepsané náležitosti.
2. Základní fáze oběhu účetních dokladů:
- Vystavení
(obdržení), třídění, číslování
- Přezkoušení
správnosti (věcná a formální správnost)
- Určení účtovacího
předpisu a zaúčtování
- Úschova v běžném
roce
- Archivace
- Skartace
Oběh účetních dokladů
- Prokazuje postup předávání dokladů od jejich
vyhotovení až po archivaci.
- Vymezuje
oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální
správnosti.
- Uvádí
návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými
pracovišti (pracovníky).
3. Fáze oběhu konkrétních účetních
dokladů
Přijaté faktury jsou:
- předány ekonomickému úseku,
- roztříděny na faktury z dovozu a tuzemské
a dále na faktury na dlouhodobý majetek, materiálové a režijní,
- označeny interní číselnou řadou,
- zapsány do knihy došlých faktur,
- předloženy pracovníkovi (oddělení), který ověří věcnou správnost.
Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru:
- u
zahraničních faktur - ............
- u
faktur na dlouhodobý majetek - ............
- u
materiálových faktur - ............
- u
režijních faktur - ............
Ověřený originál faktury předá uvedený
pracovník neprodleně (nejpozději do ......... ) k proúčtování.
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru
- u
zahraničních faktur - ............
- u
faktur na dlouhodobý majetek - ............
- u
materiálových faktur - ............
- u
režijních faktur - ............
Ověřený doklad předá pracovník účtárny k
automatizovanému zpracování a poté k založení (úschově).
Vystavené faktury (dle jednotlivých typů vydaných faktur, včetně
termínů předávání)
Pracovník odpovědný za fakturaci:
- vystaví
faktury,
- předá
je denně k proúčtování do ekonomického úseku, kde je faktura zapsána do knihy
vystavených faktur a předložena k automatickému zpracování a založení.
Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru: .............
Bankovní doklady
Styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník
ekonomického útvaru, předává odsouhlasené a schválené příkazy k úhradě peněžnímu
ústavu k proplacení, přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé
položky a provádí kontrolu účetního stavu účtů peněžních prostředků s
bankovními výpisy.
Časový průběh: .....
Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru: .............
Veškeré záznamy, které se týkají
disponováním s peněžními prostředky na účtech peněžních prostředků, budou
podepisovány pracovníkem, jehož podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu
ústavu.
Výdajové a příjmové pokladní doklady
Na základě příslušného odsouhlaseného
dokladu (paragonu na drobná vydání, cestovního příkazu apod.) vystaví odpovědný
pracovník pokladní výdajový doklad, zaznamená výdaj v pokladní knize, předá k
zaúčtování a k úschově.
Na základě příjmu peněz v hotovosti (výběr
peněz na výplaty, tržby v hotovosti apod.) vystaví odpovědný pracovník pokladní
příjmový doklad, zaznamená příjem v pokladní knize, předá k zaúčtování a k
úschově.
Termíny předávání: ......
Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru: ..............
Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového
vzoru:…