Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Nutné vedlejší výdaje při pracovní cestě

20.4.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2018.08.04
Nutné vedlejší výdaje při pracovní cestě

Ing. Karel Janoušek

Podle ustanovení § 164 ZP, resp. § 171 ZP přísluší zaměstnanci náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši.

Nemůže-li však zaměstnanec jejich výši prokázat, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Praktickým příkladem je např. úhrada parkovného prostřednictvím SMS, které se postupně zavádí v některých městech a kdy zaměstnanec nemá o úhradě žádný písemný doklad, který by mohl k vyúčtování cestovních náhrad přiložit. Vzhledem k tomu, že cenu obvyklou v době a místě konání pracovní cesty lze zejména v zahraničí těžko ověřit, prakticky to znamená ve výši, kterou zaměstnanec uvede ve vyúčtování cestovních náhrad. Zaměstnavatel však, podle důvodové zprávy k zákoníku práce, může zaměstnancem uvedenou neprokázanou výši korigovat podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty. Jde sice o podstatně složitější postup než u jiných druhů cestovních náhrad, kdy zaměstnavatel může při neprokázání jejich výše postupovat podle § 185 ZP, nicméně je nezbytné postup uvedený v § 164 ZP respektovat.

Pro nutný vedlejší výdaj je rozhodující, že jde o výdaj, který zaměstnanec musel vynaložit a který také v bezprostřední souvislosti s příslušnou konkrétní pracovní cestou skutečně vynaložil. Aby šlo o nutný vedlejší výdaj, musí být tyto základní podmínky splněny současně. Pokud nebudou splněny, nepůjde o nutný vedlejší výdaj.

Při splnění uvedených podmínek tak nutným vedlejším výdajem mohou být např.:

  • účastnický poplatek (vložné) na školení, konferenci apod.,

  • vstupné na výstavu, je-li prohlídka výstavy součástí pracovní cesty,

  • poplatek za parkování soukromého vozidla použitého s vědomím zaměstnavatele,

  • dálniční poplatek za soukromé vozidlo použité na žádost zaměstnavatele,

  • poplatky za použití silnic a tunelů v zahraničí,

  • připojištění sedadel při cestě více zaměstnanců v soukromém vozidle použitém se souhlasem zaměstnavatele,

  • poplatek za úschovu nutných osobních a pracovních zavazadel, pracovních pomůcek, nářadí apod.,

  • poplatek za připojení k Wi-Fi,

  • poplatek za použití trezoru v hotelovém pokoji,

  • poplatek za úklid pokoje, není-li zahrnut v ceně ubytování,

  • připojištění léčebných výloh zaměstnance při zahraniční pracovní cestě,

  • úhrada očkování při cestě do příslušného státu nehrazeného zdravotní pojišťovnou,

  • poplatek za nadměrnou váhu zavazadla při cestě letadlem na delší zahraniční pracovní cestě,

  • připojištění zavazadel,

  • poplatek za směnu poskytnuté zálohy nebo její části v zahraničí na měnu státu, kam byl zaměstnanec na zahraniční pracovní cestu vyslán,

  • poplatek za výběr z bankomatu v zahraničí soukromou platební kartou v případě, kdy zaměstnanci nepostačovala poskytnutá záloha na úhradu cestovních výdajů apod.

Nutným vedlejším výdajem nejsou výdaje soukromého charakteru, jako např. pokuta za rychlou jízdu či špatné parkování, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, půjčení televizoru apod.

Při rozhodování o poskytování náhrady za nutné vedlejší výdaje je nutno postupovat velmi individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti a podmínky konání příslušné pracovní cesty. Z hlediska zaměstnance může být nutným vedlejším výdajem pohoštění obchodních partnerů, které na příkaz zaměstnavatele za partnery uhradil. Zaměstnavatel pak bude muset příslušnou částku zaměstnanci uhradit, nebude ji ale moci považovat za daňově uznatelnou položku, i když bude doložena dokladem, protože podle ustanovení § 25 odst. 1 písm. t) ZDP výdaje za pohoštění, občerstvení a dary nelze pro daňové účely považovat za výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Zaměstnavatel nemůže zaměstnanci nařídit, aby k pohoštění obchodních partnerů použil kapesné, které mu na zahraniční pracovní cestu případně poskytl, protože kapesné je určeno pro soukromou potřebu zaměstnance.

Nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou zaměstnance školy, který se zúčastní např. lyžařského výcviku studentů jako lyžařský instruktor, bude např. také půjčovné lyží a lyžařské výstroje nebo výdaje na přípravu soukromých lyží zaměstnance před lyžařským výcvikem, jízdné na lanovkách a lyžařských vlecích během lyžařského výcviku apod. Paušální náhrada za použití vlastních lyží a lyžařské výstroje, kterou mu škola příp. poskytne podle § 190 ZP, však nutným vedlejším výdajem není (jde o jiný provozní výdaj) a měla by být se zaměstnancem vypořádána mimo vyúčtování cestovních náhrad.

Nutným vedlejším výdajem v případě použití soukromého vozidla zaměstnance na pracovní cestě není mytí vozidla, údržba a opravy, nákup oleje do motoru či jiných provozních náplní ani povinné pojištění vozidla apod., neboť tyto výdaje jsou součástí základní náhrady za použití vozidla.

Pokud jde o připojištění sedadel, záleží na tom, zda (případně jak) zaměstnavatel stanovil takové pojištění vozidla jako jednu z podmínek konání pracovní cesty a zda zaměstnancem sjednané a uhrazené pojištění splňuje všechny výše uvedené podmínky, tzn. zejména, jestli bylo uzavřeno a uhrazeno v bezprostřední souvislosti s danou pracovní cestou. Pokud nebylo, nemůže jít o nutný vedlejší výdaj, a to ani v poměrné výši, neboť žádná poměrná část nebyla uhrazena v přímé souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Obdobně se postupuje v případě dálničního poplatku apod.

V souvislosti s nutnými vedlejšími výdaji se často diskutuje o tom, jak o těchto výdajích účtovat. Protože účetní předpisy nespecifikují, co jsou cestovní náhrady, je nutno vycházet ze zákoníku práce, který v ustanovení § 156 odst. 3 ZP uvádí, že za cestovní náhrady se považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s ustanovením § 152 ZP, tj. při cestách tam uvedených. Je třeba vycházet také z toho, že při těchto cestách přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování, náhrada nutných vedlejších výdajů, stravné, zahraniční stravné, příp. kapesné. Protože zaměstnancem uhrazené nutné vedlejší výdaje (např. vstupné na veletrh) jsou výdaje bezprostředně související s pracovní cestou, účtuje se o nich spolu s ostatními druhy cestovních náhrad, na účtu 512–Cestovné.

Při používání vozidel na pracovních cestách je vhodné rozlišovat, zda jde o služební, nebo soukromé vozidlo, neboť výdaje, které se týkají povoleného použití soukromého vozidla, jako např. parkovné, dálniční poplatek apod., jsou nepochybně nutnými vedlejšími výdaji při pracovní cestě, a patří tedy na účet 512. Podobné výdaje týkající se služebního vozidla budou podle mého názoru spíše službou, i když příslušnou částku zaměstnanec uplatní při vyúčtování cestovních náhrad. Také např. nákup pohonných hmot do služebního vozidla apod., i když je zaměstnanec uhradil během pracovní cesty, nelze považovat za nutný vedlejší výdaj, neboť jde o spotřebu PHM, o které se účtuje na účtu 501. Bylo by také vhodnější, aby takovéto výdaje byly se zaměstnancem vypořádány samostatně, mimo vyúčtování cestovních náhrad, a to zejména při zahraničních pracovních cestách, neboť u těchto výdajů v cizí měně se k přepočtu nepoužijí kursy, které se podle § 183 ZP a § 184 ZP používají při vyúčtování cestovních náhrad.

Příklad č. 1 - Parkovné

Zaměstnanci bylo podle § 157 odst. 2 ZP místo autobusu povoleno použití jeho soukromého osobního automobilu. Je nutným vedlejším výdajem parkovné za toto vozidlo?

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů za podmínek uvedených v § 171 ZP§ 164 ZP, tzn., je rozhodující, zda takový výdaj musel vynaložit v souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Jestliže bylo zaměstnanci před pracovní cestou povoleno použít místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (např. autobusu) jeho soukromé vozidlo, musel s největší pravděpodobností toto vozidlo v průběhu pracovní cesty zaparkovat. Proto je v tomto případě uhrazené parkovné zcela jednoznačně nutným vedlejším výdajem. To, že mu v tomto případě přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusem a MHD, není podstatné. Rozhodující je, že zaměstnavatel použití vozidla povolil a že v souvislosti s jeho použitím předmětný výdaj zaměstnanci vznikl.

Příklad č. 2 - Připojištění sedadel

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu jeho soukromým vozidlem a uložil mu, aby si připojistil sedadla, protože spolu s ním ve vozidle pojedou další zaměstnanci. Může být zaměstnanci