Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Nejčastější chyby v oblasti cestovních náhrad a jejich účinná prevence - 3. část

5.12.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2018.25.26.07
Nejčastější chyby v oblasti cestovních náhrad a jejich účinná prevence – 3. část

Ing. Karel Janoušek

Předkládáme Vám poslední porci rad, jak se ubránit častým omylům při vyúčtování cestovních náhrad.

Příklad č. 1

Z vícedenní zahraniční pracovní cesty přiletěl zaměstnanec v 19.50 hod. do Prahy. Má nárok i na tuzemské stravné, když po příletu pokračoval vlakem do Ostravy a pak ještě autobusem domů a pracovní cestu tak ukončil v 1.40 hod. další den? V součtu po příletu do České republiky byl na cestě v tuzemsku 5 hod. 50 min.

V uvedeném případě nemá zaměstnanec nárok na tuzemské stravné, protože to se stanoví u zahraniční pracovní cesty vždy za každý kalendářní den samostatně. Ustanovení § 163 odst. 4 ZP se u zahraniční pracovní cesty nepoužije.

Příklad č. 2

Zaměstnanec byl na zahraniční pracovní cestě, přičemž první den mu cesta na hranice České republiky trvala 2 hod. 30 min., v zahraničí byl 5 dní. Poslední den pracovní cesty mu tuzemská část pracovní cesty trvala 3 hodiny. Máme stanovit tuzemské stravné za dobu strávenou v České republice první a poslední den pracovní cesty celkem, tj. za 5 hod. 30 min., nebo máme tyto doby připočíst k době strávené první a poslední den v zahraničí?

Tuzemské stravné se u zahraniční pracovní cesty stanoví vždy za každý kalendářní den zvlášť, proto v uvedeném případě zaměstnanci žádné tuzemské stravné nepřísluší. Doba, za kterou zaměstnanci tuzemské stravné nepřísluší, se k době pro stanovení výše zahraničního stravného v žádném případě nepřičítává.

Příklad č. 3

Zaměstnanec byl na zahraniční pracovní cestě ve Švédsku. Poslední den zahraniční pracovní cesty probíhal tak, že letadlo přistálo v Praze v 10.30 hod. Do místa ukončení pracovní cesty přijel zaměstnanec ve 14.30 hodin. Tento den tak zaměstnanci právo na tuzemské stravné nevzniklo. Připočte se doba strávená v tuzemsku k zahraniční části pracovní cesty a zahraniční stravné se stanoví celkem za 14,5 hod., tj. ve výši 2/3 základní sazby zahraničního stravného, anebo jen za 10,5 hod., tj. ve výši 1/3 základní sazby?

Tuzemská část zahraniční pracovní cesty se nikdy k zahraniční části nepřičítá. Zaměstnanci tak uvedený den přísluší zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby platné pro Švédsko, tj. 1/3 z 50 EUR = 16,66 EUR.

Příklad č. 4

Zaměstnanec byl na zahraniční pracovní cestě, při které strávil v kalendářním dni v tuzemsku celkem 8 hod. 10 min. a v zahraničí 4 hod. 40 min. Přísluší mu tuzemské stravné i zahraniční stravné?

Pokud zaměstnanci vzniklo příslušný den právo na tuzemské stravné, přísluší mu podle § 170 odst. 3 ZP zahraniční stravné pouze v případě, že byl tento den v zahraničí déle než 5 hodin. Podle § 170 odst. 4 ZP se doba, za kterou zaměstnanci nepřísluší zahraniční stravné, připočítává k době rozhodné pro stanovení tuzemského stravného.

V uvedeném případě vzniklo zaměstnanci za dobu 8 hod. 10 min. právo na tuzemské stravné, což pro případ, kdy byl zaměstnanec stejný den v zahraničí pouze 4 hod. 40 min., znamená, že mu zahraniční stravné nepřísluší a že tuzemské stravné se stanoví za dobu 8 hod. 10 min. + 4 hod. 40 min. = 12 hod. 50 min. a tuzemské stravné tak zaměstnanci přísluší nejméně ve výši 119 Kč (ve státní a příspěvkové sféře pak maximálně 143 Kč).

Příklad č. 5

Zaměstnanec uskutečnil zahraniční pracovní cestu do Rakouska, kde první kalendářní den strávil celkem 10 hodin (hranice s Rakouskem překročil ve 14.00 hod.). Zaměstnanci byla bezplatně poskytnuta večeře. Zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům kapesné podle vnitřní směrnice ve výši 40 % zahraničního stravného. Kapesné počítáme procentem stanoveným ve vnitřní směrnici ze základní sazby zahraničního stravného. Můžeme tak postupovat?

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může zaměstnanci poskytnout kapesné jakkoliv vysoké, bez přidanění zaměstnanci však pouze do výše, kterou může zaměstnanci poskytnout zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře. Podle § 180 ZP může takový zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě kapesné maximálně do výše 40 % zahraničního stravného, které zaměstnanci přísluší za daný kalendářní den podle doby strávené v zahraničí celkem, a to bez vlivu jeho snížení za bezplatně poskytnuté jídlo.

Ať zaměstnanci v uvedeném případě vzniklo, nebo nevzniklo právo na tuzemské stravné, činí podle § 170 odst. 3 ZP zahraniční stravné za 10 hodin strávených v zahraničí (Rakousko) 1/3 z 45 EUR = 15,00 EUR. Za jedno bezplatně poskytnuté jídlo se snižuje zahraniční stravné stanovené ve výši 1/3 základní sazby o 70 % a činí tak po snížení 4,50 EUR.

Maximální výše kapesného ve státní a příspěvkové sféře je 40 % ze zahraničního stravného zjištěného před povinným snížením za bezplatně poskytnuté jídlo, a činí tak v uvedeném případě 40 % z 15,00 EUR = 6,00 EUR. Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci kapesné vyšší, musí podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP rozdíl považovat za částku, která je u zaměstnance předmětem daně z příjmů podle § 6 ZDP a týž rozdíl zahrnout do vyměřovacího základu pojistného zaměstnance na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pojistného zaměstnance pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Příklad č. 6

Při stanovení výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady ze zahraniční pracovní cesty používáme k přepočtům měn kurzy uvedené ve vnitřní účetní směrnici. Postupujeme správně?

Při použití kurzů k přepočtu částek v různých měnách je potřeba přísně rozlišovat mezi přepočty prováděnými v etapě vyúčtování a přepočty prováděnými při účtování o účetním případu uskutečněném v cizí měně. V etapě vyúčtování cestovních náhrad, tj. při stanovení výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady a zjištění výše doplatku nebo přeplatku, který bude se zaměstnancem vypořádáván, se používají kurzy, které pro tento účel stanoví § 183 ZP a § 184 ZP. Výpočty prováděné v etapě vyúčtování ještě nejsou účetním případem.

Kurzy uvedené ve vnitřní účetní směrnici účetní jednotky se používají k přepočtu částek v cizí měně na českou měnu při účtování o účetním případu uskutečněném v cizí měně. Při účtování se tedy v zásadě používají jiné kurzy než kurzy uvedené v zákoníku práce, a proto kurzy používané účetní jednotkou při účtování o uskutečněném účetním případu nelze použít ke zjištění výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, výše doplatku nebo přeplatku, tj. částek, které budou se zaměstnancem v příslušné měně vypořádávány. Pouze výjimečně může dojít k tomu, že v obou uvedených etapách se použijí k přepočtu měn stejné kurzy.

Byla-li zaměstnanci poskytnuta na zahraniční pracovní cestu záloha (v jakékoliv měně), použije se v etapě vyúčtování cestovních náhrad podle uvedených ustanovení zákoníku práce k přepočtu měn kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy vyhlášené ČNB a platné v den poskytnutí zálohy. Pokud zaměstnanci záloha na příslušnou zahraniční pracovní cestu poskytnuta nebyla, použijí se kurzy vyhlášené ČNB a platné v den nástupu na tuto zahraniční pracovní cestu. Nikoliv tedy kurzy účetní.

Příklad č. 7

Zaměstnanci zůstalo z  pracovní cesty 50 EUR, které nevrátil a použil na zahraniční pracovní cestu v dalším měsíci. Jaký kurz máme použít při vyúčtování cestovních náhrad, zjištění doplatku (přeplatku), když mu byla den před následující zahraniční pracovní cestou vyplacena další záloha 200 EUR? Je druhá záloha vyplacená před pracovní cestou v tomto případě doplněním nevyčerpané předchozí zálohy?

V uvedeném případě je nutno použít kurz ze dne poskytnutí zálohy před příslušnou pracovní cestou, tj. uvedených 200 EUR. Zbylých 50 EUR z předchozí pracovní cesty je pouze nevrácený přeplatek, nejde o zálohu na druhou pracovní cestu. Tento nevrácený přeplatek může být se zaměstnancem vypořádán samostatně, anebo při vypořádání cestovních náhrad druhé zahraniční pracovní cesty.

Příklad č. 8

Zaměstnanec dostal na zahraniční pracovní cestu do Velké Británie zálohu v USD. K vyúčtování cestovních náhrad přiložil doklad o směně EUR na GBP. Lze mu proplatit poplatek za tuto směnu a kurz uvedený na dokladu o této směně použít při vyúčtování cestovních náhrad k přepočtu částek uvedených na dokladech v GBP na EUR a následně na USD?

Pokud byla zaměstnanci poskytnuta záloha v USD, pak v případě, že by tuto měnu směnil na měnu státu, do kterého byl na pracovní cestu vyslán (v