Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Nejčastější chyby v oblasti cestovních náhrad a jejich účinná prevence - 2. část

16.11.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2018.24.05
Nejčastější chyby v oblasti cestovních náhrad a jejich účinná prevence – 2. část

Ing. Karel Janoušek

Litera zákona je jedna věc a praxe druhá. Dokladem toho jsou častá pochybení při jejich aplikaci v praxi. Podívejme se na některé omyly, které vznikají při vyúčtování cestovních náhrad, a na cesty, které nás dovedou ke správnému výsledku.

Příklad č. 1

Musí být vozidlo zaměstnance použité se souhlasem zaměstnavatele na pracovní cestě havarijně pojištěno?

Havarijně pojištěno nemusí být žádné vozidlo. V daném případě je pouze na zaměstnavateli, jaké podmínky pro používání soukromých vozidel na pracovní cestě stanoví. Nepochybně ale musí jít o vozidlo, které splňuje podmínky používání na pozemních komunikacích, tzn., že vozidlo musí mít platnou technickou prohlídku a na vozidlo musí být sjednáno tzv. zákonné pojištění.

Příklad č. 2

Zaměstnanci bylo podle § 157 odst. 2 ZP místo autobusu povoleno použití jeho soukromého osobního automobilu. Je nutným vedlejším výdajem parkovné za toto vozidlo?

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů za podmínek uvedených v § 164 ZP a dalších zákoníku práce, tzn., je rozhodující, zda takový výdaj zaměstnanec musel vynaložit a skutečně vynaložil v souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Jestliže bylo zaměstnanci před pracovní cestou povoleno použít místo určeného dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy (např. autobusu) jeho soukromé vozidlo, musel s největší pravděpodobností toto vozidlo v průběhu pracovní cesty zaparkovat. Proto je parkovné zcela jednoznačně nutným vedlejším výdajem. To, že mu v tomto případě přísluší za použití soukromého vozidla náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusem, není podstatné. Rozhodující je, že zaměstnavatel použití vozidla povolil a že v souvislosti s jeho použitím předmětný výdaj zaměstnanci vznikl.

Příklad č. 3

Zaměstnanec byl na pracovní cestě trvající 7 hodin služebním automobilem. Protože mu z této cesty vznikl pouze nárok na stravné ve výši 78 Kč, nevyplnil druhou stranu cestovního příkazu s tím, že stravné nenárokuje.

Právo na stravné zaměstnanci vzniká při tuzemské pracovní cestě trvající alespoň 5 hodin. Podle § 346c ZP totiž zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu náhradu výdajů příslušejících mu v souvislosti s výkonem práce, tedy cestovních náhrad, které mu podle zákoníku práce přísluší. Stravné tak zaměstnanci přísluší a zaměstnavatel je povinen mu ho poskytnout.

Doba trvání pracovní cesty je v uvedeném případě jednoznačně zřejmá ze záznamu o provozu vozidla (např. kniha jízd), který zaměstnanec při použití služebního vozidla nepochybně vyplnil, podepsal a zaměstnavateli předal. Tím mu také prakticky předal veškeré informace potřebné ke stanovení výše cestovních náhrad, které mu z této pracovní cesty přísluší. To, že zaměstnanec nevyplnil tiskopis cestovní příkaz, není podstatné. Nic také neznamená ani ústní nebo písemná poznámka zaměstnance, že stravné nechce.

Způsob, jak zaměstnanci uvedené stravné poskytnout, jistě zaměstnavatel najde (např. spolu se mzdou).

Příklad č. 4

Protože ve vnitřní směrnici máme uvedeno, že stravné se poskytuje při pracovní cestě trvající déle než 5 hodin neposkytuje, stravné při kratších cestách, tedy ani při cestě trvající přesně 5 hodin. Je to správně?

Podle ustanovení § 163 odst. 1 ZP vzniká zaměstnanci právo na stravné, trvá-li pracovní cesta alespoň 5 hodin. Stravné tedy zaměstnanci nepřísluší pouze v případě, kdy je pracovní cesta kratší než 5 hodin, pokud pracovní cesta trvala přesně 5 hodin, pak mu právo na stravné vzniklo. Uvedené ustanovení ve vnitřním předpisu je tedy v rozporu se zákonem a je neplatné.

Příklad č. 5

Zaměstnancům, kteří na pracovní cestě dostanou bezplatně stravu v plném rozsahu podle doby trvání pracovní cesty, neposkytujeme stravné. Je tento postup v souladu se zákonem?

Uvedený postup je v zásadě v rozporu se zákoníkem práce. Při bezplatném poskytnutí jídla charakteru snídaně, oběda nebo večeře přísluší zaměstnanci stravné snížené podle doby trvání pracovní cesty a počtu bezplatně poskytnutých jídel.

Pouze v případě, kdy zaměstnanec dostane během pracovní cesty bezplatně více uvedených jídel, např. při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin dvě jídla, při pracovní cestě trvající déle než 12 hod. až 18 hod. tři jídla a při cestě trvající déle než 18 hod. čtyři uvedená jídla, pak zaměstnanci stravné nenáleží (snížení by činilo 100 %). Může tedy nastat i případ, kdy je zaměstnanci v kalendářním dni bezplatně poskytnuta snídaně, oběd, večeře a druhá večeře např. formou studeného rautu nebo teplého bufetu na konferenci, recepci apod., tedy čtyři uvedená jídla.

Při menším počtu jídel zaměstnanci přísluší stravné snížené postupem uvedeným v § 163 odst. 2 ZP, resp. § 176 odst. 3 ZP.

Příklad č. 6

Stravné zaměstnancům nesnižujeme v případech, kdy zaměstnanci poskytnuté jídlo nehradil zaměstnavatel.

Zákoník práce ukládá povinnost snížit zaměstnanci stravné v případě, že mu bylo na pracovní cestě poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře bezplatně. Nestanoví přitom, kým bylo poskytnuto a kdo tedy jídlo hradil. To tedy znamená, že i v případě, kdy za zaměstnance platil např. oběd obchodní partner, měl by zaměstnanec tuto skutečnost uvést ve vyúčtování cestovních náhrad, protože mu přísluší stravné snížené.

Příklad č. 7

Lze za oběd nebo večeři považovat např. obložený chléb se zeleninou a nápojem, bagetu, toust apod.?

Jak je uvedeno v encyklopediích, je za oběd obvykle považováno jedno ze tří hlavních jídel, které se zpravidla konzumuje v době poledne. Typický oběd se skládá ze dvou či tří chodů (polévka, hlavní jídlo, dezert) v závislosti na tradici a času. Složení pokrmů během oběda je silně závislé na regionálních zvycích a liší se místo od místa. Někomu vyhovuje např. jen polévka s chlebem, někomu jen hlavní jídlo apod. Doba obědu je různá a závisí na denní aktivitě jedince, místním zvyku i jiných podmínkách. V tuzemsku je zvykem podávat oběd mezi 11.00–14.00 hod., v jiných zemích to může být později, např. až v 16 hod.

Večeře se většinou skládá z jednoho chodu, může být tepelně upravená nebo studená, může být servírovaná nebo mít podobu teplého či studeného rautu nebo bufetu u příležitosti sympozia, konference, recepce, banketu apod. V mezních případech záleží zejména na