dnes je 31.5.2020

Input:

Home office v době koronaviru, jeho pravidla a dopady na ochranu osobních údajů

6.4.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2020.08.09.04
Home office v době koronaviru, jeho pravidla a dopady na ochranu osobních údajů

JUDr. Magda Janotová

V tomto článku získáte informace o  základních pravidlech výkonu práce z domova. Dozvíte se, jak efektivně nastavit režim práce z domova, jaké dokumenty následně připravit, jaké jsou parametry BOZP, jaké náklady bude zaměstnavatel kompenzovat, jak řešit rozvržení pracovní doby a v neposlední řadě jak zajistit ochranu osobních údajů při této formě práce.

Šíření koronaviru, minimalizace rizika nákazy a nárůst zaměstnanců v karanténě nás neustále nutí čelit této situaci všemi možnými prostředky. Do popředí se dostává téma flexibility v práci a využití technologií pro vzdálenou komunikaci v týmech i s klienty či obchodními partnery. Jednou z možností je využití institutu tzv. home office. V současné době proto tato práce z domova přestává být vnímána jen jako benefit, nýbrž stává možností, jak zachovat plynulé fungování firmy a pracovních činností.

ZÁKLADNÍ VÝCHODISKA

Práce z domova představuje flexibilní formu výkonu závislé práce, kdy zaměstnanec pracuje zcela (homeworking) nebo zčásti (home office) ze svého bydliště nebo jiného místa.

Úprava práce z domova je obsažena v § 317 ZP, který stanoví pravidla pro zaměstnance, jenž  nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale podle dohodnutých podmínek vykonává práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje. Toto ustanovení se tedy nevztahuje jen na práci z domova, ale na jakýkoli distanční výkon práce (např. na chalupě). Na druhou stranu se vztahuje jen na situace, kdy zaměstnanec nemusí dodržovat zaměstnavatelem stanovený rozvrh pracovní doby a pracuje si ve dnech a v době, která mu vyhovuje. Takový režim však není vhodný pro některé zaměstnance např. pracující v týmu. V takovém případě se § 317 ZP neuplatní.

Pro většinu zaměstnanců je tedy vhodnější standardní režim, kdy pracovní dobu alespoň částečně rozvrhuje zaměstnavatel. Především s ohledem na BOZP a na praktičnost – pokud zaměstnanec pracuje v týmu, je nutné, aby byl dostupný ve stejný čas jako jeho kolegové. Pracovní dobu vždy rozvrhuje zaměstnavatel, a tak je tomu i v případě zaměstnanců pracujících z domova. Záleží tedy na zaměstnavateli, zda zvolí pevné rozvržení pracovní doby anebo nějakou flexibilnější variantu, např. pružné rozvržení pracovní doby obsahující úseky základní a volitelné pracovní doby.

ZÁKLADNÍ PRAVIDLA

Zaměstnavatel nemůže home office nařídit ani v současné situaci, kdy je vyhlášena karanténa a kdy je využití práce z domova doporučované vládou. Zaměstnanec musí s prací z domova vždy vyslovit souhlas. V ideálních podmínkách by bylo dobré mít toto ujednání zohledněno v pracovní smlouvě, ale pokud bude tento souhlas obsažen v jiné písemné dohodě týkající se daného pracovněprávního vztahu, tak i to bude samozřejmě dostačující. Zaměstnavatel tedy není, dle zákoníku práce oprávněn zaměstnanci, pokud s ním zaměstnanec nesouhlasí, home office jednostranně nařídit. 

Jelikož nejsou právní úprava a podmínky práce z domova nijak podrobně upraveny, doporučuje se příprava vnitřního předpisu v organizaci a následně pak uzavírání jednotlivých dohod se zaměstnanci podléhajícími tomuto režimu. Ve vnitřním předpisu budou upravena základní pravidla práce z domova, jako je určení pracovních pozic, u kterých lze práci z domova využít, náhrada nákladů zaměstnancům, rozvrhování pracovní doby spolu s povinnou dostupností zaměstnance během ní, základní pravidla BOZP či způsob komunikace s pracovním týmem. V jednotlivých dohodách lze pak upravit upřesnění pracovní dob, závazek zaměstnance o splnění parametrů BOZP na domácím (vzdáleném) pracovišti, dohodu o nákladech za vynaložené náklady při práci z domova atd.

Vhodné určitě bude tuto dokumentaci připravit tak, aby byla využitelná i po skončení karantény či stavu nouze. S ohledem na okolnosti nebude mnohdy možné dohody se zaměstnanci podepsat, proto alespoň text dohody bude možné odsouhlasit např. e-mailem. Aby byl vnitřní předpis pro zaměstnance závazný, musí s ním být dle zákoníku práce obeznámeni. Proto se doporučuje zaslat ho e-mailem či vystavit na intranetu.

VÝŠE MZDY ČI PLATU

Při práci z domova náleží zaměstnanci mzda či plat v plné výši. Home office může zaměstnanec vykonávat i při karanténě (ne však v DPN), pokud se cítí dobře, s touto formou práce souhlasí a zaměstnavatel mu to umožní. Zaměstnanci náleží rovněž náhrada nákladů za výkon práce z domova (viz dále).

Dle schváleného Cíleného programu podpory zaměstnanosti (kurzarbeit) mzda/plat za vykonanou práci (náhrada mzdy/platu ani dávka) zaměstnavatelům nepřísluší.

NÁHRADA NÁKLADŮ

Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Dle zákoníku práce může zaměstnavatel sjednat, popřípadě vnitřním předpisem stanovit, nebo individuálně písemně určit podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, na základě kterých bude náhrada zaměstnanci poskytována.

Jelikož zákoník práce umožňuje zaměstnavateli stanovit podmínky náhrady, je tedy plně v jeho kompetenci určit povinné vybavení domácího pracoviště zaměstnance. Povinné vybavení pracoviště by mělo splňovat standardní požadavky na pracovní místo včetně respektování pravidel týkajících se BOZP (pracovní stůl, židle, osvětlení apod.). V neposlední řadě by také měl zaměstnavatel vzít v úvahu i zvýšenou spotřebu elektřiny, vody, topení, příp. jiných položek, neboť zaměstnanec může oprávněně argumentovat, že tyto náklady by mu nevznikaly, pokud by byl na pracovišti v prostorách zaměstnavatele.

Zaměstnavatel tedy uhradí zaměstnanci buď skutečně vynaložené náklady, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce mimo jeho pracoviště, nebo stanoví paušální částku, která se bude opírat o pravidla uvedená ve vnitřním předpise zaměstnavatele, příp. v pracovní nebo jiné smlouvě, ale to za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Jak již bylo řečeno, způsob poskytování náhrady za práci z domova by měl být stanoven ve vnitřním předpise zaměstnavatele a může mít formu buď samostatné úhrady na účet zaměstnance evidovaný ve mzdovém systému, nebo může být součástí převodu měsíční mzdy zaměstnance na jeho účet evidovaný ve mzdovém systému.

Pakliže by zaměstnavatel zaměstnanci náhradu nákladů neposkytnul, jednalo by se o správní delikt, protože zákon o inspekci práce považuje za správní delikt právě neposkytnutí náhrad, na něž má zaměstnanec v souvislosti s výkonem práce právo. Za tento správní delikt lze uložit pokutu až do výše 200 000 Kč.

ÚPRAVA BOZP

Zaměstnanec by měl při práci z domova dodržovat stejná pravidla pro BOZP jako v případě práce na pracovišti zaměstnavatele. Specifická pravidla BOZP pro práci z domova by měla být zahrnuta ve vnitřním předpise. V dohodě s každým zaměstnancem se doporučuje stanovit nároky na pracovní místo a jeho soulad s BOZP (např. dostatek světla, ergonomie pracovního místa apod.). Také se doporučuje zaměstnance ohledně specifik BOZP při práci z domova proškolit, klidně v této situaci i formou e-learningu.

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce i zpracovatel osobních údajů musejí dle GDPR přijmout s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, kontextu a rozsahu zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům všechna vhodná technická a organizační opatření k zajištění zabezpečení zpracování, kterými mohou být například šifrování, pseudonymizace (dočasná či přechodná anonymizace údajů pro účely určité fáze nebo určitého procesu jejich zpracování), zajištění neustálé důvěrnosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systémů a služeb, schopnost obnovení údajů v případě bezpečnostních incidentů prostřednictvím racionálního systému jejich zálohování a automatizace procesů pro jejich obnovení a podobně.

Použití informačních a komunikačních technologií mimo pracoviště se stává běžným právě v důsledku rostoucího počtu případů práce z domova, tedy na dálku. Možnosti těchto technologií mohou ohrožovat soukromý život zaměstnanců, protože mnohdy jsou sledovací systémy existující na pracovišti účinně nasazovány i do domácí sféry zaměstnanců, když příslušné zařízení používají.

KONTROLA ZAMĚSTNANCŮ VERSUS MONITOROVÁNÍ PRÁCE NA DÁLKU

Zaměstnavatelé v době šíření koronaviru a v době karantény častěji nabízejí zaměstnancům možnost práce na dálku např. z domova nebo jiného místa. Tato skutečnost vede k omezenému rozlišování mezi pracovištěm a domovem. To se v obecné rovině dotýká zaměstnavatele, který zaměstnancům poskytuje prostředky informační a komunikační techniky nebo software, který, pokud je nainstalován u nich doma nebo na jejich vlastních zařízeních, jim umožňuje stejnou úroveň přístupu do zaměstnavatelovy sítě, k systémům a zdrojům, který by, v závislosti na provedení, měli, i pokud by byli na pracovišti. Práce na dálku může být vnímána pozitivně, představuje však pro zaměstnavatele další oblast rizika. Zaměstnanci, kteří mají vzdálený přístup k zaměstnavatelově infrastruktuře, například nejsou vázáni fyzickými bezpečnostními opatřeními, které mohou být k dispozici v prostorách