dnes je 18.2.2019
Input:

Evidence výdajů v rámci daňové evidence

26.8.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Evidence výdajů v rámci daňové evidence

Ing. Daniela Lamová

Evidence daňově uznatelných výdajů

Evidence daňově uznatelných výdajů je v zákoně o daních z příjmů řešena poměrně stručně. Ustanovení § 7b ZDP, které se zabývá problematikou daňové evidence (DE), totiž pouze stanoví zásadu, že daňová evidence musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně.

K tomu, aby poplatník správně členil výdaje, je tedy nutné vzít v úvahu další ustanovení zákona o daních z příjmů, ale např. i daňového řádu, příp. i zákona o dani z přidané hodnoty.

Výdaje podle ZDP

Problematice výdajů se v zákoně o daních z příjmů věnují především §§ 24 a 25. Nutno podotknout, že ne ve všech případech musejí být daňově uznatelné výdaje v daném zdaňovacím období i fyzicky zaplaceny (např. tvorba rezerv, uplatnění časového rozlišení u majetku pořizovaného formou finančního leasingu, cestovní náhrady atd.).

Výdaje v cizí měně

Způsob přepočtu cizí měny na českou měnu je upraven v § 38 odst. 1 ZDP.

Přepočet cizí měny u poplatníků vedoucích DE

Pokud poplatník nevede účetnictví, může si vybrat jeden ze dvou režimů:

  1. Použije jednotný kurz; tento kurz se stanoví jako průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce zdaňovacího období. Jedná se o kurz, který vyhlašuje Generální finanční ředitelství po skončení kalendářního roku. Použije-li podnikatel jednotný kurz, bude v průběhu zdaňovacího období evidovat příjmy a výdaje v cizí měně, na konci zdaňovacího období sečte příjmy a výdaje v cizí měně a přepočítá je na českou měnu jednotným kurzem. Do daňového přiznání poté uvede celkové příjmy a výdaje v české měně.

  2. Použije kurzy devizového trhu v souladu se zákonem o účetnictví, tzn.:

    1. kurz devizového trhu vyhlášený ČNB, a to k okamžiku ocenění, tj. kurz denní,

    2. v případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu lze k okamžiku ocenění použít kurz, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány,

    3. pevný kurz, kterým se rozumí kurz stanovený vnitřním předpisem fyzické osoby na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného ČNB, používaný fyzickou osobou po předem stanovenou dobu. Stanovená doba nesmí přesáhnout zdaňovací období. Jako kurz devizového trhu, na jehož základě se pevný kurz stanoví, použije fyzická osoba kurz devizového trhu vyhlášený ČNB např. k prvnímu dni zdaňovacího období, po které je pevný kurz používán. Při používání pevného kurzu může fyzická osoba tento kurz změnit svým vnitřním předpisem i v průběhu stanovené doby; v případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny musí být pevný kurz změněn vždy.

Jednotný kurz a kurzy devizového trhu uplatňované podle zvláštních právních předpisů o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom zdaňovacím období použít současně.

V daňové evidenci se ke konci zdaňovacího období neprovádí přepočet zůstatků devizového účtu nebo valutové pokladny, ani se nepřeceňují pohledávky a závazky v cizí měně.

Pokud poplatník používající jednotný kurz podává daňové přiznání v průběhu zdaňovacího období, použije směnný kurz k datu uskutečnění jednotlivých příjmů a výdajů nebo průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce části zdaňovacího období, za kterou se daňové přiznání podává.

Příklad

Podnikatel vedoucí daňovou evidenci obchoduje se zahraničím a na základě svého rozhodnutí přepočítává příjmy a výdaje jednotným kurzem. Pro podnikání používá pouze korunový běžný účet. Pokud obdrží fakturu vystavenou v EUR a do banky zadá příkaz k platbě do zahraničí v EUR, tato banka zatíží účet podnikatele výslednou částkou v Kč. V takovém případě se zapíše do daňové evidence částka, která je uvedena na výpise z banky, a hodnota v EUR se již jednotným kurzem nepřepočítává.

Příklad

Podnikatel vedoucí daňovou evidenci na základě vnitřního předpisu používá při přepočtu cizí měny na českou denní kurz ČNB. V březnu přijal fakturu za nákup zboží a vznikl mu závazek v EUR. Do evidence závazků podnikatel uvedl jeho hodnotu v 1 000 EUR a platným kurzem ČNB (např. 25,840) ho přepočítal na koruny, tj. 25 840 Kč. Platba z devizového účtu byla provedena v dubnu také v EUR, které opět přepočítal kurzem platným v den provedení platby (např. 25,730). Do zdanitelných výdajů tedy uvede podnikatel částku 25 730 Kč. Kurzový rozdíl ve výši 110 Kč evidovat nebude a jeho hodnotu v knize závazků stornuje ke dni úhrady z devizového účtu.

Zásady pro vedení DE

Pro vedení daňové evidence jsou pravidla určena v § 7b ZDP. Zákon zde stanoví pouze obsah daňové evidence, a nikoli způsob či formu jejího vedení. Základním požadavkem je rozlišení příjmů a výdajů v členění potřebném pro zjištění základu daně, tedy na příjmy a výdaje daňově uznatelné a příjmy a výdaje daňově neuznatelné. Není nutné tedy rozlišovat účetní operace na peněžní a nepeněžní. Do výdajů jsou zapisovány i částky např. ze zápočtů pohledávek a dluhů, aniž by došlo k pohybu peněžních prostředků.

Evidenci peněžních operací není předepsáno sledovat pouze v jedné knize (peněžním deníku), ale můžeme mít evidencí více (např. evidence příjmů a výdajů na jednotlivých bankovních účtech, evidence příjmů a výdajů na jednotlivých pokladnách, evidence příjmů a výdajů samostatně za příjmy a výdaje v Kč a samostatně za příjmy a výdaje v cizích měnách atd.). Po skončení zdaňovacího období pak jednotlivé evidence sumarizujeme (sečteme) a získáme tak celkové hodnoty pro účely zpracování daňového přiznání, a tím i stanovení základu daně.

Peněžní deník

Pro daňovou evidenci platí povinnost evidovat příjmy a výdaje jen za účelem správného vykázání dílčího základu daně podle § 7 ZDP.

Je tedy povinné evidovat:

  1. peněžní příjmy a výdaje:

    • příjmy a výdaje v hotovosti,

    • přírůstky a úbytky peněz na bankovních účtech;

  2. nepeněžní příjmy a výdaje:
    • např. tvorba nebo rozpuštění rezerv, daňové odpisy, uplatnění poměrné části úplaty (nájemného) u finančního leasingu, zápočty pohledávek a dluhů, příjmy a výdaje dosažené směnou atd.

I když daňová evidence přímo nepředepisuje uvádění zápisů do deníku chronologicky, tedy seřazené dle data tak, jak jdou za sebou, lze to jen doporučit vzhledem k prokazatelnosti jednotlivých zápisů na základě obdržených dokladů. Evidence o pohybu peněžních prostředků na bankovních účtech se vede zásadně podle výpisů banky, a to tak, aby byla zřejmá návaznost na zůstatky jednotlivých bankovních účtů.

I když pro vedení daňové evidence není nutné se přímo řídit zákonem o účetnictví, doporučujeme dodržovat minimální náležitosti účetních dokladů dle § 11 ZÚ. Plátci DPH potom musí respektovat také ustanovení ZDPH. Více viz Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny. Veškerá evidence musí být upravena tak, aby umožnila splnění důkazních povinností poplatníka daně z příjmů.

Pro daňovou evidenci nadále platí, že podnikatelé, kteří přijímají platby v hotovosti, jsou povinni vést záznamy denních tržeb. Záznamní povinnost je od 1. 1. 2011 upravena také daňovým řádem v § 97.

Fyzická osoba, která v rámci své podnikatelské nebo jiné samostatně výdělečné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést průběžně evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v jiné evidenci stanovené zákonem.

Správce daně může uložit daňovému subjektu, aby kromě evidence stanovené právním předpisem vedl zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění a stanovení daně. Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím.

Členění příjmů a výdajů v DE

Formální uspořádání členění příjmů a výdajů je plně v rukách každého podnikatele. Daňová evidence umožňuje různé způsoby, jako např.:

  • členění příjmů a výdajů do jednotlivých sloupců,

  • číslování dokladů nebo

  • kódování jednotlivých zápisů.

Návrh možného členění evidence příjmů a výdajů

V praxi je nejpoužívanější členění do jednotlivých sloupců, které jsou očíslovány.

Díl A – příjmy a výdaje v hotovosti a na bankovních účtech

Pokladna  Banka  Výsledek
hospodaření
s peněžními
prostředky
 
Příjem  Výdaj  Zůstatek  Příjem  Výdaj  Zůstatek 
sl. 1  sl. 2  sl. 3  sl. 4  sl. 5  sl. 6  sl. 7 

Výsledek hospodaření s peněžními prostředky je rozdíl součtu všech příjmů a součtu všech výdajů bez ohledu na ustanovení zákona o daních z příjmů. Údaje uvedené ve sloupcích 3, 6 a 7 jsou z hlediska praxe bezpochyby důležité informace.

Díl B – průběžné položky

Průběžné položky 
Příjem  Výdaj 
sl. 8  sl. 9 

Průběžné položky představují hodnotu peněžních prostředků při převodu mezi pokladnou a bankovním účtem, převodech mezi bankovními účty a převodech mezi pokladnami. Dá se říci, že se jedná o peníze na cestě.

Jednotlivé položky deníku se člení na příjem a výdaj. Na stranu výdajů zapisujeme na základě dokladů o výdaji peněžních prostředků (výběr z účtu doložený výpisem z účtu nebo výběr hotovosti z pokladny doložený dokladem o tomto výdaji z pokladny – např. výdajovým pokladním dokladem); na stranu příjmů v případě zdokladovaného příjmu peněžních prostředků (výpis z účtu nebo doklad o příjmu hotovosti do pokladny – např. příjmový pokladní doklad). Získáme tím kontrolu o správnosti celkové výše příjmů a výdajů.

Zdanitelné příjmy
(příjmy ovlivňující základ daně)
 
+  Daňově uznatelné výdaje
(výdaje ovlivňující základ daně)
 
+ 
Nezdanitelné příjmy
(příjmy neovlivňující základ daně)
 
+  Daňově neuznatelné výdaje
(výdaje neovlivňující základ
daně)
 
+ 
Průběžné položky příjem  +  Průběžné položky výdaj  + 
Celkové příjmy  =  Celkové výdaje  = 

Díl C – příjmy, které jsou předmětem daně, a výdaje související s těmito příjmy

Příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů = příjmy ovlivňující základ daně  Výdaje související s příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů = výdaje ovlivňující základ daně  Dílčí základ daně podle § 7 sl. 10 minus sl. 11 
sl. 10  sl. 11  sl. 12 

Díl D – příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny, a výdaje související s těmito příjmy

Příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny = příjmy neovlivňující základ daně základ daně  Výdaje související s příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny = výdaje neovlivňující základ daně 
sl. 13  sl. 14 
Příklad

Pan Novák má pro své podnikatelské aktivity zřízen bankovní účet. Dne 5. 9. z tohoto účtu vybral 20 000 Kč, a to za účelem doplnění hotovosti v pokladně.

Evidence příjmů a výdajů, průběžných položek

Dat.  Popis
operace
 
Banka  Pokladna  Průběžné položky 
Příjem  Výdaj  Zůstatek  Příjem  Výdaj  Zůstatek  Příjem  Výdaj 
  Převod
zůstatku
 
    100 000,-      150,-     
5. 9.  Výběr
hotovosti
(výpis z BÚ)
 
  20 000,-   80 000,-          20 000,- 
5. 9.  Doplnění
hotovosti
(PPD)
 
      20 000,-    20 150,-  20 000,-   

Na výše uvedeném příkladě je důležité si uvědomit, že výběr z banky znamená úbytek (výdaj) průběžné položky a naopak příjem v pokladně znamená přírůstek (příjem) průběžné položky. Dále je důležité zdůraznit, že pohyb peněz v bance zapisujeme do daňové evidence zásadně na základě výpisu z banky, zatímco pohyb v hotovosti zapisujeme na základě dokladu vystaveného poplatníkem (podnikatelem), nejčastěji příjmového či výdajového pokladního dokladu.

V případě, že by podnikatel měl více bankovních účtů, zachytíme převod peněz mezi jednotlivými účty obdobným způsobem jako převod peněz mezi bankou a pokladnou.

Další členění příjmů a výdajů

Členění příjmů a výdajů v daňové evidenci by mělo podléhat ještě dalšímu, podrobnějšímu členění, které má sloužit ke správnému vyčíslení

.
  1. Smlouva o poskytnutí užívacích práv k On-line produktu (dále také jen   "smlouva") se uzavírá na dobu určitou, a to na dobu předplatného uvedenou v objednávce a ve faktuře. 
  2. Dojde-li k objednání On-line produktu nakladatelství přes internet, vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím okamžikem odeslání objednávky učiněné v internetovém obchodu nakladatelství. Podmínkou odeslání objednávky je odsouhlasení těchto všeobecných obchodních podmínek pro On-line produkty (dále také "VOP-O"), které se tak stávají právně závazné pro obě smluvní strany. 
  3. V případě objednání On-line produktu jakýmkoli jiným způsobem vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím zaplacením zálohové faktury. Úhradou zálohové faktury se stávají VOP-O právně závaznými pro obě smluvní strany. 
  4. Ke vzniku smlouvy mezi nakladatelstvím a objednatelem dojde vždy s výhradou ztráty schopnosti nakladatelství smlouvu plnit. 
  5. Objednateli vzniká právo užívat On-line produkt po uzavření smlouvy, zaplacení ceny (předplatného) On-line produktu  a aktivaci přístupu objednatele do On-line produktu provedené nakladatelstvím.
    O aktivaci přístupu do On-line produktu je objednatel nakladatelstvím informován emailem a současně jsou mu zaslány pokyny k přihlášení do On-line produktu. Rozhodne-li se objednatel svého práva na užívání On-line produktu nevyužít, nemá tato skutečnost vliv na platnost smlouvy a povinnost objednatele platit cenu On-line produktu (předplatné). 
  6. Smlouva se vždy automaticky prodlužuje o další předplatné období, jehož délka je shodná s délkou předcházejícího  předplatného období, nedoručí-li nejpozději 6 týdnů před uplynutím předplaceného období uvedeného na faktuře jakákoli ze smluvních stran druhé smluvní straně emailem nebo dopisem učiněné oznámení, že o automatické prodloužení předplatného nemá zájem. V případě jednoměsíčního předplatného se šestitýdenní lhůta pro doručení oznámení zkracuje na 15 dní a ust. čl. 8 VOP-O se nepoužije. Obě smluvní strany s automatickým prodlužováním smlouvy výslovně souhlasí. Objednatel je povinen platit nakladatelství předplatné navýšené o DPH po celou dobu platnosti smlouvy. 
  7.  Nakladatelství je s ohledem na nárůst průměrného indexu spotřebitelským cen oprávněno zvýšit jednou ročně ceny předplatného na další předplatné období, maximálně však vždy o 3 % z  ceny předplatného předcházejícího předplatného období. 
  8. Nakladatelství odešle objednateli zálohovou fakturu na další předplatné období vždy nejpozději 4 týdny před koncem stávajícího předplaceného období. 
  9. Dojde-li ze strany objednatele k prodlení se zaplacením ceny předplatného, je nakladatelství oprávněno požadovat od objednatele zaplacení nákladů spojených s vymáháním každé pohledávky ve výši 1200 Kč v souladu s nařízením vlády č. 351/2013 Sb. 
  10. Objednatel je povinen nakladatelství bez zbytečného odkladu oznámit jakékoli změny údajů, které  uvedl při uskutečnění objednávky. 
  11. On-line produkt podléhá autorskoprávní ochraně. On-line produkt nesmí být objednatelem ani nikým jiným bez předchozího souhlasu nakladatelství jakkoli rozmnožován, rozšiřován, pronajímán, propachtován, vystavován či půjčován třetím osobám a jeho obsah nesmí být sdělován v jakékoli formě veřejnosti. 
  12. Právo užívat On-line produkt je nepřenosné. Není-li mezi stranami smlouvy ujednáno jinak (multilicenční ujednání obsažené ve faktuře), má právo užívat On-line produkt
    a) v případě objednatelů - fyzických osob pouze tato jedna fyzická osoba a b) v případě objednatelů - právnických osob pouze jedna fyzická osoba u objednatele. 
  13. Poruší-li objednatel toto podlicenční ujednání nebo poruší-li jinou svou zákonnou či smluvní povinnost podstatným způsobem, je nakladatelství oprávněno od smlouvy s    okamžitým účinkem odstoupit a zrušit přístup objednatele k On-line produktu formou deaktivace přístupu nebo přístupového jména a hesla objednatele. 
  14. Nakladatelství nenese jakoukoli odpovědnost za správnost či úplnost obsahu On-line produktu a za případnou škodu či nemajetkovou újmu způsobenou přímo či nepřímo užitím obsahu On-line produktu. Ustanovení § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, se na odpovědnost nakladatelství neuplatní. 
  15. Nakladatelství odpovídá za to, že dostupnost On-line produktu nebude v průměru měsíčně nižší než 90%. Tato odpovědnost se však nevztahuje na kvalitu internetového připojení poskytovaného objednateli třetími osobami. Objednatel má právo odstoupit od smlouvy s účinky do budoucna, bude-li alespoň dva po sobě následující měsíce dostupnost On-line produktu nižší než 90 %. 
  16. V případě potřeby (oznámení, reklamace, stížnosti atp.) může objednatel kontaktovat nakladatelství na emailové adrese info@dashofer.cz nebo prostřednictvím kontaktů uvedených na www.dashofer.cz.  
  17. Není-li uvedeno jinak, mohou být veškerá oznámení adresovaná objednateli nakladatelstvím činěna ve formě elektronické zprávy adresované na emailovou adresu objednatele. Nakladatelství je dále oprávněno zasílat zálohové faktury a daňové doklady objednateli elektronicky, případně poštou. 
  18. Není-li v objednávce výslovně uvedeno jinak, má se za to, že objednatel je podnikatel a objednávku činí v souvislosti se svou podnikatelskou činností. V těchto případech se na právní vztah mezi objednatelem a nakladatelstvím neuplatní ustanovení § 1799 a § 1800 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Zákonná práva objednatelů - spotřebitelů nejsou tímto ustanovením dotčena. 
  19. Případné soudní spory vyplývající z právních vztahů mezi objednatelem a nakladatelstvím  bude rozhodovat obecný soud místně příslušný podle sídla nakladatelství. 
  20. Tyto všeobecné obchodní podmínky pro On-line produkty tvoří nedílnou součást smlouvy. Nakladatelství je oprávněno v případě potřeby tyto VOP-O jednostranně změnit. O takovéto změně bude objednatel vždy s dostatečným časovým předstihem písemně, elektronicky emailem anebo na internetových stránkách nakladatelství informován a bude mít možnost změnu VOP-O odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu ukončit. 
  21. V případě rozporu mezi ustanovením smlouvy a těmito VOP-O má příslušné ustanovení smlouvy před VOP-O přednost . 
  22. Společnost Verlag Dashöfer, nakladatelství,spol.s r.o. se sídlem Praha 6 - Vokovice, Evropská 423/178, PSČ 160 00, IČ: 45245681, je zapsána u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 7702.


Tyto obchodní podmínky si můžete vytisknout kliknutím na následující odkaz:
http://www.dashofer.cz/vop/online/vop-online.pdf.

.

Ochrana osobních údajů a jejich používání

Ochrana soukromí je záležitostí  důvěry a vaše důvěra je pro nás důležitá. Respektujeme vaše soukromí a při zpracování vašich osobních údajů dodržujeme zákonná právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů, zejména tzv. GDPR (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)) (dále jen "Nařízení").

Chtěli bychom vás tímto informovat o našem nakládání s osobními údaji pro zajištění vaší informovanosti příp. pro získání souhlasu s jejich zpracováním.

1. Data a jejich využití 

Verlag Dashöfer, nakladatelství spol s r.o. jakožto Správce zpracovává osobní údaje za tímto účelem:

 

 

 

 

Výše uvedené údaje zpracováváme po dobu aktivní objednané služby a po dobu 5 let od ukončení objednané služby nebo nákupu singulárního produktu, nepožaduje-li právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší. V případě zpracování osobních údajů na základě uděleného dobrovolného souhlasu po dobu 5 let od udělení souhlasu.

Aktuální seznam našich zpracovatelů můžete nalézt zde.

2. Zabezpečení dat 

Ochrana vašich údajů je pro nás klíčová, proto vynakládáme maximální úsilí pro zajištění jejich bezpečnosti. Plně využíváme technická i organizační opatření pro prevenci neoprávněného přístupu k těmto datům a zamezení jejich zničení nebo zneužití. Způsoby zabezpečení vašich dat jsou také pravidelně kontrolovány.

Při zpracování údajů v plné míře využíváme možností pseudonymizace a anonymizace, abychom co nejvíce posílili jejich zabezpečení.   

 

3. Práva subjektů

Nad svými osobními údaji neztrácíte kontrolu. Můžete k nim kdykoliv přistupovat nebo je opravit. Jako subjekt zpracování osobních dat máte také následující práva: právo na potvrzení o zpracování a informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, na opravu, výmaz (pokud se nejedná o osobní údaje, které jsme povinni nebo oprávněni dále zpracovávat dle příslušných právních předpisů), omezení zpracování, přenos osobních údajů, námitku proti zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu(ÚOOÚ), na účinnou soudní ochranu, pokud máte za to, že vaše práva podle Nařízení byla porušena v důsledku zpracování vašich osobních údajů v rozporu s tímto Nařízením. V případě zpracování na základě uděleného dobrovolného souhlasu máte také právo kdykoliv tento souhlas vzít zpět. 

V případě dalších dotazů ohledně zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na info@dashofer.cz