Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Evidence výdajů v rámci daňové evidence

26.8.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Evidence výdajů v rámci daňové evidence

Ing. Daniela Lamová

Evidence daňově uznatelných výdajů

Evidence daňově uznatelných výdajů je v zákoně o daních z příjmů řešena poměrně stručně. Ustanovení § 7b ZDP, které se zabývá problematikou daňové evidence (DE), totiž pouze stanoví zásadu, že daňová evidence musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně.

K tomu, aby poplatník správně členil výdaje, je tedy nutné vzít v úvahu další ustanovení zákona o daních z příjmů, ale např. i daňového řádu, příp. i zákona o dani z přidané hodnoty.

Výdaje podle ZDP

Problematice výdajů se v zákoně o daních z příjmů věnují především §§ 24 a 25. Nutno podotknout, že ne ve všech případech musejí být daňově uznatelné výdaje v daném zdaňovacím období i fyzicky zaplaceny (např. tvorba rezerv, uplatnění časového rozlišení u majetku pořizovaného formou finančního leasingu, cestovní náhrady atd.).

Výdaje v cizí měně

Způsob přepočtu cizí měny na českou měnu je upraven v § 38 odst. 1 ZDP.

Přepočet cizí měny u poplatníků vedoucích DE

Pokud poplatník nevede účetnictví, může si vybrat jeden ze dvou režimů:

  1. Použije jednotný kurz; tento kurz se stanoví jako průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce zdaňovacího období. Jedná se o kurz, který vyhlašuje Generální finanční ředitelství po skončení kalendářního roku. Použije-li podnikatel jednotný kurz, bude v průběhu zdaňovacího období evidovat příjmy a výdaje v cizí měně, na konci zdaňovacího období sečte příjmy a výdaje v cizí měně a přepočítá je na českou měnu jednotným kurzem. Do daňového přiznání poté uvede celkové příjmy a výdaje v české měně.

  2. Použije kurzy devizového trhu v souladu se zákonem o účetnictví, tzn.:

    1. kurz devizového trhu vyhlášený ČNB, a to k okamžiku ocenění, tj. kurz denní,

    2. v případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu lze k okamžiku ocenění použít kurz, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány,

    3. pevný kurz, kterým se rozumí kurz stanovený vnitřním předpisem fyzické osoby na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného ČNB, používaný fyzickou osobou po předem stanovenou dobu. Stanovená doba nesmí přesáhnout zdaňovací období. Jako kurz devizového trhu, na jehož základě se pevný kurz stanoví, použije fyzická osoba kurz devizového trhu vyhlášený ČNB např. k prvnímu dni zdaňovacího období, po které je pevný kurz používán. Při používání pevného kurzu může fyzická osoba tento kurz změnit svým vnitřním předpisem i v průběhu stanovené doby; v případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny musí být pevný kurz změněn vždy.

Jednotný kurz a kurzy devizového trhu uplatňované podle zvláštních právních předpisů o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom zdaňovacím období použít současně.

V daňové evidenci se ke konci zdaňovacího období neprovádí přepočet zůstatků devizového účtu nebo valutové pokladny, ani se nepřeceňují pohledávky a závazky v cizí měně.

Pokud poplatník používající jednotný kurz podává daňové přiznání v průběhu zdaňovacího období, použije směnný kurz k datu uskutečnění jednotlivých příjmů a výdajů nebo průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce části zdaňovacího období, za kterou se daňové přiznání podává.

Příklad

Podnikatel vedoucí daňovou evidenci obchoduje se zahraničím a na základě svého rozhodnutí přepočítává příjmy a výdaje jednotným kurzem. Pro podnikání používá pouze korunový běžný účet. Pokud obdrží fakturu vystavenou v EUR a do banky zadá příkaz k platbě do zahraničí v EUR, tato banka zatíží účet podnikatele výslednou částkou v Kč. V takovém případě se zapíše do daňové evidence částka, která je uvedena na výpise z banky, a hodnota v EUR se již jednotným kurzem nepřepočítává.

Příklad

Podnikatel vedoucí daňovou evidenci na základě vnitřního předpisu používá při přepočtu cizí měny na českou denní kurz ČNB. V březnu přijal fakturu za nákup zboží a vznikl mu závazek v EUR. Do evidence závazků podnikatel uvedl jeho hodnotu v 1 000 EUR a platným kurzem ČNB (např. 25,840) ho přepočítal na koruny, tj. 25 840 Kč. Platba z devizového účtu byla provedena v dubnu také v EUR, které opět přepočítal kurzem platným v den provedení platby (např. 25,730). Do zdanitelných výdajů tedy uvede podnikatel částku 25 730 Kč. Kurzový rozdíl ve výši 110 Kč evidovat nebude a jeho hodnotu v knize závazků stornuje ke dni úhrady z devizového účtu.

Zásady pro vedení DE

Pro vedení daňové evidence jsou pravidla určena v § 7b ZDP. Zákon zde stanoví pouze obsah daňové evidence, a nikoli způsob či formu jejího vedení. Základním požadavkem je rozlišení příjmů a výdajů v členění potřebném pro zjištění základu daně, tedy na příjmy a výdaje daňově uznatelné a příjmy a výdaje daňově neuznatelné. Není nutné tedy rozlišovat účetní operace na peněžní a nepeněžní. Do výdajů jsou zapisovány i částky např. ze zápočtů pohledávek a dluhů, aniž by došlo k pohybu peněžních prostředků.

Evidenci peněžních operací není předepsáno sledovat pouze v jedné knize (peněžním deníku), ale můžeme mít evidencí více (např. evidence příjmů a výdajů na jednotlivých bankovních účtech, evidence příjmů a výdajů na jednotlivých pokladnách, evidence příjmů a výdajů samostatně za příjmy a výdaje v Kč a samostatně za příjmy a výdaje v cizích měnách atd.). Po skončení zdaňovacího období pak jednotlivé evidence sumarizujeme (sečteme) a získáme tak celkové hodnoty pro účely zpracování daňového přiznání, a tím i stanovení základu daně.

Peněžní deník

Pro daňovou evidenci platí povinnost evidovat příjmy a výdaje jen za účelem správného vykázání dílčího základu daně podle § 7 ZDP.

Je tedy povinné evidovat:

  1. peněžní příjmy a výdaje:

    • příjmy a výdaje v hotovosti,

    • přírůstky a úbytky peněz na bankovních účtech;

  2. nepeněžní příjmy a výdaje:
    • např. tvorba nebo rozpuštění rezerv, daňové odpisy, uplatnění poměrné části úplaty (nájemného) u finančního leasingu, zápočty pohledávek a dluhů, příjmy a výdaje dosažené směnou atd.

I když daňová evidence přímo nepředepisuje uvádění zápisů do deníku chronologicky, tedy seřazené dle data tak, jak jdou za sebou, lze to jen doporučit vzhledem k prokazatelnosti jednotlivých zápisů na základě obdržených dokladů. Evidence o pohybu peněžních prostředků na bankovních účtech se vede zásadně podle výpisů banky, a to tak, aby byla zřejmá návaznost na zůstatky jednotlivých bankovních účtů.

I když pro vedení daňové evidence není nutné se přímo řídit zákonem o účetnictví, doporučujeme dodržovat minimální náležitosti účetních dokladů dle § 11 ZÚ. Plátci DPH potom musí respektovat také ustanovení ZDPH. Více viz Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny. Veškerá evidence musí být upravena tak, aby umožnila splnění důkazních povinností poplatníka daně z příjmů.

Pro daňovou evidenci nadále platí, že podnikatelé, kteří přijímají platby v hotovosti, jsou povinni vést záznamy denních tržeb. Záznamní povinnost je od 1. 1. 2011 upravena také daňovým řádem v § 97.

Fyzická osoba, která v rámci své podnikatelské nebo jiné samostatně výdělečné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést průběžně evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v jiné evidenci stanovené zákonem.

Správce daně může uložit daňovému subjektu, aby kromě evidence stanovené právním předpisem vedl zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění a stanovení daně. Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím.

Členění příjmů a výdajů v DE

Formální uspořádání členění příjmů a výdajů je plně v rukách každého podnikatele. Daňová evidence umožňuje různé způsoby, jako např.:

  • členění příjmů a výdajů do jednotlivých sloupců,

  • číslování dokladů nebo

  • kódování jednotlivých zápisů.

Návrh možného členění evidence příjmů a výdajů

V praxi je nejpoužívanější členění do jednotlivých sloupců, které jsou očíslovány.

Díl A – příjmy a výdaje v hotovosti a na bankovních účtech

Pokladna  Banka  Výsledek
hospodaření
s peněžními
prostředky
 
Příjem  Výdaj  Zůstatek  Příjem  Výdaj  Zůstatek 
sl. 1  sl. 2  sl. 3  sl. 4  sl. 5  sl. 6  sl. 7 

Výsledek hospodaření s peněžními prostředky je rozdíl součtu všech příjmů a součtu všech výdajů bez ohledu na ustanovení zákona o daních z příjmů. Údaje uvedené ve sloupcích 3, 6 a 7 jsou z hlediska praxe bezpochyby důležité informace.

Díl B – průběžné položky

Průběžné položky 
Příjem  Výdaj 
sl. 8  sl. 9 

Průběžné položky představují hodnotu peněžních prostředků při převodu mezi pokladnou a bankovním účtem, převodech mezi bankovními účty a převodech mezi pokladnami. Dá se říci, že se jedná o peníze na cestě.

Jednotlivé položky deníku se člení na příjem a výdaj. Na stranu výdajů zapisujeme na základě dokladů o výdaji peněžních prostředků (výběr z účtu doložený výpisem z účtu nebo výběr hotovosti z pokladny doložený dokladem o tomto výdaji z pokladny – např. výdajovým pokladním dokladem); na stranu příjmů v případě zdokladovaného příjmu peněžních prostředků (výpis z účtu nebo doklad o příjmu hotovosti do pokladny – např. příjmový pokladní doklad). Získáme tím kontrolu o správnosti celkové výše příjmů a výdajů.

Zdanitelné příjmy
(příjmy ovlivňující základ daně)
 
+  Daňově uznatelné výdaje
(výdaje ovlivňující základ daně)
 
+ 
Nezdanitelné příjmy
(příjmy neovlivňující základ daně)
 
+  Daňově neuznatelné výdaje
(výdaje neovlivňující základ
daně)
 
+ 
Průběžné položky příjem  +  Průběžné položky výdaj  + 
Celkové příjmy  =  Celkové výdaje  = 

Díl C – příjmy, které jsou předmětem daně, a výdaje související s těmito příjmy

Příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů = příjmy ovlivňující základ daně  Výdaje související s příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů = výdaje ovlivňující základ daně  Dílčí základ daně podle § 7 sl. 10 minus sl. 11 
sl. 10  sl. 11  sl. 12 

Díl D – příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny, a výdaje související s těmito příjmy

Příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny = příjmy neovlivňující základ daně základ daně  Výdaje související s příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny = výdaje neovlivňující základ daně 
sl. 13  sl. 14 
Příklad

Pan Novák má pro své podnikatelské aktivity zřízen bankovní účet. Dne 5. 9. z tohoto účtu vybral 20 000 Kč, a to za účelem doplnění hotovosti v pokladně.

Evidence příjmů a výdajů, průběžných položek

Dat.  Popis
operace
 
Banka  Pokladna  Průběžné položky 
Příjem  Výdaj  Zůstatek  Příjem  Výdaj  Zůstatek  Příjem  Výdaj 
  Převod
zůstatku
 
    100 000,-      150,-     
5. 9.  Výběr
hotovosti
(výpis z BÚ)
 
  20 000,-   80 000,-          20 000,- 
5. 9.  Doplnění
hotovosti
(PPD)
 
      20 000,-    20 150,-  20 000,-   

Na výše uvedeném příkladě je důležité si uvědomit, že výběr z banky znamená úbytek (výdaj) průběžné položky a naopak příjem v pokladně znamená přírůstek (příjem) průběžné položky. Dále je důležité zdůraznit, že pohyb peněz v bance zapisujeme do daňové evidence zásadně na základě výpisu z banky, zatímco pohyb v hotovosti zapisujeme na základě dokladu vystaveného poplatníkem (podnikatelem), nejčastěji příjmového či výdajového pokladního dokladu.

V případě, že by podnikatel měl více bankovních účtů, zachytíme převod peněz mezi jednotlivými účty obdobným způsobem jako převod peněz mezi bankou a pokladnou.

Další členění příjmů a výdajů

Členění příjmů a výdajů v daňové evidenci by mělo podléhat ještě dalšímu, podrobnějšímu členění, které má sloužit ke správnému vyčíslení

 
 Napište nám
 Děkujeme, na Váš podnět budeme reagovat do 24 hodin v rámci pracovního týdne.
Input: