Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Cestovní náhrady

20.3.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Cestovní náhrady

Ing. Jiří Nigrin

1. OBECNÁ PRAVIDLA

Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr. Jak si dále ukážeme, cestovní náhrady však lze poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.

Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady

Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:

a. zaměstnanci vymezení v zákoníku práce

Jedná se poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy:

  • zaměstnancům v pracovním poměru nebo

  • zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.

b. další osoby s příjmy ze závislé činnosti

Zde se jedná především o osoby, na které se však zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. na člena orgánu právnické osoby nebo na jednatele s.r.o.), ale které jsou podle § 6 odst. 1 ZDP pro účely zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance. Tyto osoby se mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (ve smlouvě o výkonu funkce podle § 59 ZOK a násl.), že jim budou poskytovány cestovní náhrady (a ty budou z pohledu ZDP posuzovány shodně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, tj. nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů).

c. podnikatelé

Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje ZDP za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) zahrnout do svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců. Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení výše náhrad, neboť ZDP se při stanovení limitů daňové uznatelnosti na zákoník práce přímo odkazuje.

d. osoby v mimopracovních vztazích

Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám. Cestovní náhrady těchto osob proto mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 NOZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.

Právní úprava
Právní úprava

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), upravuje cestovní náhrady:

  • v §§ 151, 152, 182 až 189 ZP obecně pro všechny zaměstnavatele,

  • v §§ 173 až 181 ZP speciálně pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (které v dalším budeme zkráceně označovat jako státní organizace):

    • stát, územní samosprávné celky, státní fondy,

    • příspěvkové organizace, jejichž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů,

    • právnické osoby zřízené podle školského zákona,

    • regionální rada regionu soudržnosti.

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP):

  • v § 6 odst. 7 písm. a) ZPD vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti,

  • v § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP říká, že daňově účinným nákladem jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené ustanoveními ZP,

  • v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních společností.

Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP, např.:

  • vyhláška MPSV upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných hmot,

  • vyhláška MF upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu výši základních sazeb zahraničního stravného,

  • nařízení vlády stanovující náhrady zvýšených životních nákladů, zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů a výdajů za ubytování při cestách do ČR a zpět a výdajů spojených s přepravou osobních věcí pro zaměstnance státních organizací s místem výkonu práce (příp. pravidelným pracovištěm) mimo ČR.

pozn.: Aktuálně platné sazby naleznete v nabídce „Praktické informace” (viz hlavní obrazovka).

Obecné zásady

Pojetí cestovních náhrad zakotvené v ZP se nijak neliší od celkové koncepce zákoníku práce, tj.:

  • stanoví určité minimum cestovních náhrad, které jsou pro zaměstnavatele povinné, a

  • zbytek, tj. poskytnutí vyšších náhrad, ponechává plně na svobodném rozhodnutí zaměstnavatele.

Tato zásada má omezení v případě již zmiňovaných státních organizací, kdy si stát prostřednictvím zákonů stanoví určitá omezení – horní hranice pro poskytování cestovních náhrad.

Daňová pravidla

V zájmu zachování spravedlnosti pak zároveň úprava ZDP zajišťuje, že i když budou zaměstnanci ostatních (tj. nestátních v duchu předchozího vymezení) zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti pouze do výše horního limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací.

Příklad
Tuzemské stravné na pracovní cestě od 5 do 12 hodin u zaměstnanců státní organizace může být stanoveno v roce 2017 pouze v rozmezí 72 až 86 Kč, kdežto zaměstnanec ostatních subjektů může obdržet libovolně vysoké stravné od 72 Kč výše. Poskytne-li zaměstnanci podnikatelský subjekt – společnost ALFA, a.s., stravné 200 Kč, pak:

  • částka 86 Kč nebude u zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti, ale

  • částku 114 Kč bude třeba u zaměstnance zdanit a taktéž z ní odvést sociální i zdravotní pojištění.

Pohled zaměstnavatele

Z pohledu zaměstnavatele platí, že pokud je náhrada v souladu se zněním ZP, jde o daňový náklad zaměstnavatele.

Příklad
Poskytnuté stravné ve výši 200 Kč společností ALFA, a.s., z předchozího příkladu bude pro společnost plně daňově účinným nákladem bez ohledu na daňový režim u zaměstnance.

Pokud ale poskytne tutéž náhradu 200 Kč např. státní příspěvková organizace, bude pro ni daňovým nákladem maximálně částka 86 Kč a zbylých 114 Kč bude nedaňovým nákladem. ZP v § 173 však navíc stanoví, že tento zaměstnavatel nesmí poskytnout vyšší cestovní náhrady, než mu zákon stanoví.

Z uvedeného nástinu vyplývá, že se musíme zabývat také omezeními výše náhrad u státních organizací, abychom dokázali správně posoudit daňový režim u zaměstnance. Než však přistoupíme k výkladu pravidel, je třeba připomenout některé základní pojmy.

Pracovní cesta

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího, který ho na pracovní cestu vyslal.

Místo výkonu práce

Přesné sjednání místa výkonu práce v pracovní smlouvě má význam nejen z hlediska stanovení podmínek pracovní cesty, ale má také praktický dopad při přeložení zaměstnance. Místo (případně místa) výkonu práce je tak jednou z podstatných náležitostí pracovní smlouvy. Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Toto místo může být sjednáno buď udáním konkrétní adresy, nebo pouze obecně názvem obce. Jestliže je však toto místo sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.

S ohledem na možnost sjednat místo či místa výkonu práce (jeho šíři) bez jakéhokoliv omezení lze považovat za spravedlivé a vyvážené, aby zaměstnavatel vždy nesl náklady na vyšší než pravidelné výdaje spojené s výkonem práce, které vzniknou zaměstnanci s cestou mimo obec, kde převážně vykonává práci, popř. kde má trvalý pobyt. V uvedeném případě se nebude jednat o pracovní cestu a nebude k vyslání na takovou cestu třeba souhlasu zaměstnavatele, neboť k takovému výkonu práce se v pracovní smlouvě zavázal.

Příklad
Zaměstnanec má místo výkonu práce sjednané na adrese Praha 1, Na Příkopě 18, zatímco druhý zaměstnanec má uvedeno pouze město Praha.

Zatímco u prvního zaměstnance bude cesta do vedlejší provozovny na Smíchově cestou pracovní, pro druhého nikoli. Tomu však podle § 159 odst. 2 ZP přísluší při použití místní hromadné dopravy náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.

Pravidelné pracoviště podnikatele

Poněkud složitější bude stanovit pravidelné pracoviště podnikatele. Pravidelné pracoviště podnikatele – fyzické osoby bude místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů. ZDP v § 24 odst. 2 písm. k) bodu 2 stanoví, že pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 se také rozumí sídlo podnikatele (§ 429 NOZ) nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti. Ve většině případů to bude bydliště, ale může to být i jiné místo. Není přitom vyloučeno, aby podnikatel měl takových míst několik, má-li např. více provozoven na různých místech apod.

V daném případě je tedy nutno rozlišovat, kdy půjde o „klasickou” pracovní cestu, tak jak ji lze definovat u zaměstnance, kdy vynaložené výdaje na tuto cestu za splnění ostatních podmínek budou daňově uznatelné, a na druhé straně cesty mezi jednotlivými provozovnami, kdy se nemusí jednat o pracovní cestu a daňově uznatelnými mohou být jen některé výdaje, např. náklady na dopravu, kde rozhodujícím kritériem bude, že se jedná o výdaj na dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů.

Příklad
Lékař má ordinaci mimo své bydliště (sídlo podnikatele) a právě ordinace je místem výkonu samostatné činnosti. Potom cesty z této ordinace za pacienty budou cestami pracovními. Na druhé straně cesty z místa bydliště do ordinace nelze chápat jako pracovní, avšak za předpokladu, že tento lékař prokáže, že činnost v místě bydliště souvisí s jeho samostatnou výdělečnou činností, např. zde zpracovává účetnictví nebo daňovou evidenci, připravuje výkazy a přehledy pro příslušné pojišťovny apod., lze za daňově uznatelné považovat i výdaje na cesty mezi bydlištěm a ordinací. Za pracovní cesty lze také považovat i cesty za pacienty z místa trvalého bydliště.

Cestovní výdaje

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

  • pracovní cestě (§ 42 ZP),

  • cestě mimo pravidelné pracoviště,

  • mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

  • přeložení (§ 43 ZP),

  • dočasném přidělení (§ 43a ZP),

  • přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

  • výkonu práce v zahraničí.

Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance.

Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.

Cestovní náhrady u dohod

Cestovní náhrady je možné poskytnout také zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, avšak pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.

Druhy cestovních náhrad

Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:

  • jízdních výdajů,

  • jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

  • výdajů za ubytování,

  • zvýšených stravovacích výdajů (ve výkladu označujeme tradičně jako „stravné”),

  • nutných vedlejších výdajů.

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i další náhrady výdajů, než je výše uvedeno, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s vymezením cestovních výdajů v § 152 ZP (viz předchozí). Státní organizace však jiné nebo vyšší cestovní náhrady, než zaměstnanci přísluší podle §§ 173 až 181 ZP, poskytnout nesmí.

Paušalizace cestovních náhrad

Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.

Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů. Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i skupiny zaměstnanců, přitom je nutno vycházet z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci.

Pokud se stanovené podmínky zásadním způsobem změní, musí se změnit i paušál. Vedle paušální částky lze poskytnout pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu písemná forma, a to buď vnitřním předpisem zaměstnavatele, nebo individuálním určením. Podklady, které byly pro stanovení paušálu použity, musejí mít dostatečnou vypovídací schopnost a musejí být předloženy k nahlédnutí nejen zaměstnanci na jeho žádost, ale také příslušným kontrolním orgánům.

Příklad
Společnost Alba, s.r.o., poskytuje svým zaměstnancům – obchodním zástupcům, jejichž teritoriem je Praha, cestovní náhrady paušální částkou ve výši 176 Kč za každý den, ve kterém byl tento zaměstnanec na pracovní cestě.

Zaměstnavatel tuto částku vypočetl z následujících údajů:

  • zaměstnanec vykoná v průměru 3 cesty hromadnou dopravou denně, jedna cesta 32 Kč;

  • stravné v časovém pásmu 5 až 12 hodin zaměstnanci podle interní směrnice náleží ve výši 80 Kč.

Pozor!
U podnikatelů – fyzických osob je paušalizace cestovních náhrad vyloučena. OSVČ jsou povinny z hlediska ZDP veškeré náklady související se svými pracovními cestami doložit a prokázat.

Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Protože zaměstnanec není povinen vynakládat na pracovní cesty vlastní finanční prostředky, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.

Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Zálohu na stravné lze poskytnout i v Kč nebo v jiné měně, než určuje vyhláška MF pro daný stát, pokud k ní ČNB vyhlašuje přepočítací kurz.

Pro přepočet se použijí tyto kurzy:

  • při odjezdu na pracovní cestu: kurz platný v den vyplacení zálohy (§ 183 odst. 2 ZP),

  • při vyúčtování pracovní cesty, pokud záloha nebyla poskytnuta: kurzy vyhlášené ČNB platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty (§ 184 ZP),

  • při vyúčtování pracovní cesty, po návratu, pokud zaměstnanec provedl směnu v zahraničí: doložený kurz; pokud není doložen, použije se kurz jako při odjezdu na pracovní cestu (§ 183 odst. 4 ZP).

Poskytnutou zálohu v cizí měně je nutno vrátit v měně, kterou zaměstnavatel zaměstnanci poskytl, nebo v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně (§ 183 odst. 4 ZP).

Předložení vyúčtování

Jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu.

Vyplacení náhrady

Nedohodnou-li se účastníci na jiné době, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnance provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva. Význam sjednání „jiné doby” spočívá v tom, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout, že cestovní náhrady mu bude vyplácet např. pouze měsíčně spolu s výplatou.

Pokud zaměstnanec nesplní povinnost prokázat výdaje, za které má zaměstnavatel poskytnout náhradu, nebo je z objektivních důvodů prokázat nemůže, může mu zaměstnavatel poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám, pokud zákon nestanoví jinak. Platí tedy zásada, že konkrétní situaci posoudí zaměstnavatel podle podmínek pracovní cesty, případně dalších okolností.

Zaúčtování

Cestovní náhrady se účtují na vrub příslušného účtu v účtové skupině 51 – Služby (obvykle účet 512). V případě cestovních náhrad poskytovaných nad stanovený limit (zejména u státních organizací) je vhodné zavést analytické členění účtů minimálně v rozsahu:

  • cestovní náhrady daňově uznatelné, tj. do výše stanovené v zákoníku práce,

  • cestovní náhrady nadlimitní, tedy daňově neuznatelné.

Souvztažným účtem mohou být závazky vůči zaměstnancům (např. 333).

O výplatě cestovních nákladů se rozhoduje na základě řádně schváleného cestovního příkazu a vyplněného vyúčtování pracovní cesty, jehož přílohou budou doklady, kterými se doloží vyúčtovávané cestovní náklady.

2. STRAVNÉ

Zákoník práce sice používá pojem „zvýšené stravovací výdaje”, dále však bude v textu hovořeno pouze o stravném. Vychází z toho, že zaměstnanec se na pracovní cestě stravuje např. v restauračních zařízeních, tedy v místech, kde se obvykle nestravuje, proto zde upravuje podmínky na krytí zvýšených stravovacích výdajů zaměstnance na pracovní cestě. Z toho vyplývá, že zaměstnanec musí část výdajů na stravování při pracovní cestě nést také sám. Stravné je tak stanoveno pouze jako paušální částka v závislosti na délce pracovní cesty, přičemž tato částka nemusí odpovídat skutečným výdajům zaměstnance na jeho stravování, a proto zákon také nevyžaduje skutečné prokázání těchto výdajů.

Výše stravného (pro rok 2017)

Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel, který není státní organizací, zaměstnanci stravné nejméně ve výši

  1. 72 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  2. 109 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  3. 171 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Daňový režim stravného u zaměstnavatele

Maximální možná výše poskytnutého stravného není omezena. Z hlediska daňové uznatelnosti se stravné řídí úpravou pro cestovní náhrady v § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP, které jsou daňově účinné až do výše stanovené zvláštními předpisy. Tím může být zákoník práce část sedmá hlava třetí, tedy náhrady poskytované zaměstnancům ve státní sféře. A právě tito zaměstnavatelé, které označujeme jako státní organizace, mají nastaveny maximální hranice (viz dále).

O daňovém řešení u zaměstnance bude ještě pojednáno.

Stravné ve státních organizacích

U zaměstnavatelů, kteří jsou státní organizací, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:

  1. 72 Kč až 86 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  2. 109 Kč až 132 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
  3. 171 Kč až 205 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Zaměstnavatel, který je státní organizací, nesmí poskytovat vyšší náhrady, než je zákonem stanoveno, a pokud by vyšší stravné vyplatil, jednalo by se o daňový náklad pouze částečně, do limitu umožněného ZP.

Změny výše stravného

Výši stravného je oprávněno měnit MPSV v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 ZP.

Stravné při pracovní cestě kratší 5 hodin

Znemožní-li zaměstnavatel vysláním na pracovní cestu, která trvá méně než 5 hodin, zaměstnanci se stravovat obvyklým způsobem, může mu poskytnout stravné, jehož výše je u státních organizací omezena výší stravného pro pracovní cesty od 5 do 12 hodin (viz předchozí).

Nesjedná-li zaměstnavatel, nebo pokud neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu výši stravného, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby rozpětí příslušného časového pásma, zaměstnavatel tedy nesmí poskytnout stravné nižší, než je stanoveno v § 163 ZP.

Krácení stravného za bezplatné jídlo

V případech, kdy je zaměstnanci poskytnuto během pracovní cesty jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře (tedy nikoliv pouhého občerstvení) a na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen bezplatné jídlo), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

  1. 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  2. 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  3. 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pozor!
V této souvislosti je třeba zdůraznit zásadní změnu, protože do konce roku 2011 zaměstnavatel nebyl povinen z důvodu zabezpečení bezplatného jídla zaměstnanci stravné krátit, a pokud nestanovil výši krácení před pracovní cestou, nemohl tak již po skončení pracovní cesty zpětně učinit. Od 1. 1. 2012 to neplatí.

Zaměstnavatel, který je státní organizací, je nyní přímo povinen při poskytnutí bezplatného jídla stravné krátit, a to za každé bezplatné jídlo o:

  1. 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  2. 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  3. 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

To tedy mj. znamená, že:

  • při poskytnutí dvou a více jídel u cesty 5 až 12 hodin či

  • při poskytnutí tří a více jídel u cesty nad 12 do 18 hodin

zaměstnanec státní organizace nárok na stravné mít nebude.

Pro zaměstnance nestátní organizace (tj. u podnikatelských subjektů) sice povinné krácení nadále není, ale z důvodu již popsaného principu zdanění zaměstnance (§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP) by se u zaměstnance musel při nekrácení stravného rozdíl zdanit a odvést i pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Proto bylo také upraveno, že pokud zaměstnavatel o výši krácení stravného nerozhodne před pracovní cestou, musí krácení provést v maximální výši.

Co je a není bezplatným jídlem?

Jak již bylo řečeno, bezplatným jídlem rozumíme poskytnutí jídla během pracovní cesty, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, tedy nikoliv pouhého občerstvení, a to v případech, kdy na toto jídlo zaměstnanec finančně nepřispívá. Pro uvedený postup není přitom rozhodující, zda poskytnuté jídlo hradil zaměstnavatel či jiná osoba, ale skutečnost, že na ně zaměstnanec finančně nepřispíval. Za bezplatné stravování nelze tedy považovat např. stravování v závodní jídelně, kde je pracovní cesta uskutečněna, pokud stravování hradí zaměstnanec (i případně se slevou), dále poskytnutí obvyklého občerstvení při pracovním jednání (káva, zákusek apod.). Bezplatným stravováním není ani občerstvení poskytované během pracovní cesty v letadle nebo na lodi.

Také je třeba zdůraznit, že v případě poskytnutí bezplatného jídla zaměstnanci nese náklad na danou snídani, oběd nebo večeři jeho zaměstnavatel (i třeba nepřímo prostřednictvím úhrady ceny za ubytování v hotelu, v níž je zahrnuta snídaně). Za poskytnutí bezplatného jídla, které by mělo vliv na krácení stravného, tedy nelze rozhodně považovat to, pokud zaměstnanci na pracovní cestě uhradil oběd obchodní partner zaměstnavatele, anebo případ, kdy zaměstnanec odešel z restaurace bez zaplacení.

Příklad
Zaměstnavatel (podnikatelský subjekt) stanovil stravné při pracovní cestě 5 až 12 hodin ve výši 86 Kč (vycházíme ze stravného platného pro dané období, zde rok 2017) s tím, že v případě poskytnutí jednoho bezplatného jídla bude zaměstnancům krátit stravné o 30 %.

Předpokládejme, že zaměstnanci panu Karlovi byl na osmihodinové pracovní cestě poskytnut bezplatně oběd. Tomuto zaměstnanci tedy přísluší stravné snížené o 30 %, tedy ve výši 61 Kč (výpočet: 70 % z 86 = 60,20; jelikož jde o jedinou náhradu na dané pracovní cestě, zaměstnavatel ji zaokrouhlil na celé koruny nahoru).

Nyní se věnujme daňovému režimu u zaměstnance. Jelikož státní organizace v takovém případě musí snížit stravné o celých 70 %, obdržel by ve stejném případě její zaměstnanec stravné pouze ve výši 26 Kč (výpočet: 30 % z 86 = 25,80, opět se zaokrouhlením na celé koruny nahoru).

Pan Karel však obdržel o 35 Kč více a tato nadlimitní částka 35 Kč je pro něj zdanitelným příjmem a podléhá odvodům na sociální a zdravotní pojištění.

pozn: Zaokrouhlení částek stravného na celé koruny nahoru v případech, kdy jde o jedinou náhradu vyplácenou na pracovní ceně, plyne z § 183 odst. 5 ZP.

Dvoudenní pracovní cesta

Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se pro odstranění tvrdosti zákona upouští od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. To znamená, že zákoník práce umožňuje čas strávený na pracovní cestě ve dvou kalendářních dnech sčítat.

Jednodenní tuzemské pracovní cesty se však vždy posuzují samostatně, i kdyby jich bylo v jednom kalendářním dni několik.

Příklad
Tuzemská pracovní cesta byla zahájena ve 20.00 a ukončena ve 12.00 hodin druhého dne.

Při pracovní cestě, která trvá dva dny, je možné čas strávený na pracovní cestě za oba dny sečíst, je-li to pro zaměstnance výhodnější. V daném případě to znamená, že pracovní cesta zaměstnance trvala dohromady 16 hodin, čímž zaměstnanci přísluší stravné pro časové pásmo 12 až 18 hodin, což je pro zaměstnance jednoznačně výhodnější. Zatímco při odděleném posuzování by obdržel nejméně 72 Kč, při sečtení časů to bude nejméně 109 Kč (vycházíme ze stravného platného pro dané období, zde rok 2017).

Stravné při školeních

Častým případem je úhrada celodenního stravování zaměstnance v částce převyšující stravné pro pracovní cesty delší než 18 hodin. Tento případ nastává zejména při školeních. Pro posouzení uznatelnosti výdajů je rozhodující, jakým způsobem je stravování zajišťováno ze strany pořadatele:

  • Pokud pořadatel školení stravování nenabízí anebo je možnost školení objednat bez využití nabízeného stravování a zaměstnavatel tuto možnost využil, pak stravování zaměstnavatelem poskytováno není a zaměstnanec, pro něhož je účast na školení pracovní cestou, má v tomto případě nárok na stravné plném rozsahu.

  • V případě, kdy pořadatel školení uvádí stravování jako součást ceny školení, které zaměstnavatel uhradí, je třeba v případě poskytnutí jídla charakteru snídaně, oběda či večeře řešit otázku krácení stravného.

V praxi lze zaměstnavateli doporučit z daňového hlediska tento postup:

  1. Strava je nedílnou součástí poskytnuté služby a nelze ji od ní oddělit …tj. službu včetně stravy uhradit a zaměstnanci krátit stravné.
  2. Strava není vázána na poskytnutí služby …tj. zvážit, zdali zaměstnavatel objedná službu vč. stravy a pak bude muset řešit krácení stravného, anebo zda stravu neobjednat a nehradit a zaměstnanci poskytnout stravné v plné výši.
  3. Stravu si zajišťuje a hradí zaměstnanec ...tj. hodnotu stravy zaměstnanci, pokud předloží doklad o úhradě při vyúčtování pracovní cesty, neproplatit a poskytnout mu stravné v plné výši.

Příklad
Zaměstnanec předložil při vyúčtování pracovní cesty doklad z hotelu, kde bylo uvedeno:

  • ubytování včetně snídaně 780 Kč,

  • večeře 220 Kč,

  • celkem 1 000 Kč.

Vzhledem k tomu, že večeře nebyla součástí ubytování a nebylo dohodnuto, že zaměstnavatel ji pro zaměstnance zajistí, částka 220 Kč zaměstnanci proplacena nebyla. Naproti tomu ubytování zaměstnavatel zaměstnanci uhradit musí, a jelikož snídaně součástí ubytování byla, musí být celodenní stravné kráceno ve výši stanovené zaměstnavatelem před pracovní cestou. Pokud by nebyla výše krácení stanovena předem, přísluší zaměstnanci stravné snížené v maximální výši podle § 163 odst. 2 ZP.

Stravné při návštěvě člena rodiny

Stravné se v zásadě poskytuje za celou dobu trvání pracovní cesty, kromě výjimky po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, kdy zaměstnanci stravné nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. Uvedené důvody pro neposkytnutí stravného je zakázáno rozšiřovat.

Za člena rodiny zaměstnance se pro účely poskytování cestovních náhrad, s výjimkou § 177 odst. 2 ZP, považuje manžel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun. Jiná fyzická osoba je postavena na roveň člena rodiny pouze za předpokladu, že žije se zaměstnancem v domácnosti.

Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě.

Zdanitelný příjem na straně zaměstnance

Ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP stanoví, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou také náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance zaměstnavatele, který je státní organizací.

Pokud však zaměstnavatel poskytne zaměstnanci stravné ve výši přesahující stanovený limit, je část náhrady přesahující tuto částku zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 ZDP, který rovněž vstupuje do vyměřovacího základu pro pojistné na sociální i zdravotní pojištění.

Případné vyplacení stravného, které bude v určité výši podléhat zdanění daní ze závislé činnosti, nemá vliv na daňovou uznatelnost stravného u zaměstnavatele, který není státní organizací.

3. JÍZDNÍ VÝDAJE A UBYTOVÁNÍ

Náhrady jízdních výdajů – možnosti

Poskytnutí náhrad jízdních výdajů závisí na použitém dopravním prostředku:

  • použití hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby v prokázané výši. Vynaložené výdaje zaměstnanec prokáže doložením jízdenky, letenky apod.
Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.

  • použití prostředků místní hromadné dopravy (MHD)

Náhrada jízdních výdajů za použití MHD

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy přísluší zaměstnanci v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty v prokázané výši. Tato náhrada zaměstnanci náleží i vedle ostatních náhrad jízdních výdajů.

Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití MHD při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání

 
 Napište nám
 Děkujeme, na Váš podnět budeme reagovat do 24 hodin v rámci pracovního týdne.
Input: