Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu
Jaroslava Pfeilerová
Právní úprava:
-
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
-
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
-
§ 6 odst. 7 písm.
a) – Příjmy, které nejsou předmětem daně
-
§ 24 odst. 2
písm. zh) – Daňově účinný náklad
-
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
-
Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád
Popis operace:
Problematika cestovních náhrad je poměrně rozsáhlá. Zaměstnavatel musí zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady v zákonné výši,
nárok zaměstnance musí být správně daňově posouzen a následně také zaúčtován. V tomto příspěvku se budeme zabývat problematikou používání
kurzů při přepočtu měn ve vazbě na poskytování cestovních náhrad.
V souvislosti s pracovními cestami zaměstnanců uskutečňuje
zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční
měnu na české koruny. V některých případech budou při přepočtu měn využity
kurzy používané v účetnictví zaměstnavatele, v jiných případech budou využity
kurzy podle zákoníku práce.
-
Účetní kurzy. Ve většině případů jsou pro přepočet
měn použity kurzy stanovené v § 24 zákona o účetnictví (např. při nákupu
cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem
apod.). Účetním kurzem se rozumí:
-
kurz ČNB k okamžiku uskutečnění účetního případu,
-
pevný kurz, kterým se podle zákona o účetnictví rozumí:
„…kurz stanovený vnitřním předpisem účetní jednotky na základě kurzu
devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou, používaný účetní jednotkou
po předem stanovenou dobu. Stanovená doba nesmí přesáhnout účetní období. Jako
kurz devizového trhu, na jehož základě se pevný kurz stanoví, použije účetní
jednotka kurz devizového trhu vyhlášený Českou národní bankou k prvnímu dni
období, pro které je pevný kurz používán. Při používání pevného kurzu může
účetní jednotka tento kurz změnit svým vnitřním předpisem i v průběhu stanovené
doby; v případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny musí být pevný
kurz změněn vždy…“,
-
kurz, za který byla cizí měna nakoupena v případě nákupu
cizí měny, např. v bance nebo ve směnárně.
-
Kurzy podle ustanovení § 183 a 184 zákoníku práce. Pro zjištění výše
částek, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté
cizí měně se použijí následující kurzy stanovené zákoníkem práce:
-
v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na
cestovní náhrady:
-
kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení
zálohy,
-
kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá
záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (např. dokladem o směně v bance nebo
směnárně),
-
v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na
cestovní náhrady, bude použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční
pracovní cestu.
Z uvedených informací vyplývá
Pro přepočet zálohy na stravné z cizí měny na Kč nebo z
měny stanovené vyhláškou MF na jinou dohodnutou cizí měnu (např. z EUR na USD)
a také pro výpočet výše přeplatku nebo doplatku z vyúčtování cestovních
náhrad v Kč nebo v dohodnuté cizí měně nelze provádět účetním kurzem,
ale kurzy stanovenými v § 183 a 184 zákoníku práce. Při ostatních
účetních operace (při kterých nedochází k přepočtu ve vztahu k zaměstnanci) se
používají účetní kurzy.
Zaměstnavatel při vyplácení cestovních náhrad zaměstnanců musí
mimo jiné také správně zaokrouhlovat. Zákoník práce řeší v § 183 odst. 3 a 4 zaokrouhlování
cestovních náhrad pouze částečně. Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má
zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny
směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek – tedy situace,
kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí
cestovní náhrady do výše jeho nároku.
Zaokrouhlování „mezivýpočtů“ a také doplatků či vratek v cizí
měně zákoník práce neřeší.
Z toho důvodu je potřebné vycházet z daňového řádu, který v § 146 odst. 3 stanoví
povinnost zaokrouhlovat výsledek přepočtu měny s přesností na dvě desetinná
místa. Daňový řád také stanoví, že postupné zaokrouhlování ve dvou
nebo více stupních je nepřípustné. Z toho důvodu je nejlepším postupem
počítat nárok zaměstnance pomocí kalkulačky – nezaokrouhlovat a až konečnou
částku k výplatě zaměstnanci zaokrouhlit na dvě platná desetinná místa (příklad
č. 5).
Souvztažnosti:
Analytické účty:
Účetní jednotka v rámci syntetických účtů vytváří analytické
účty.
K účtům účtové třídy 5 a 6 jsou vedeny analytické účty pro
daňové účely, případně podle dalších potřeb účetní jednotky.
Účetní doklady:
Při účtování o cestovních náhradách účetní jednotka použije
celou řadu účetních dokladů – faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty,
pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité
účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly
průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o
účetnictví.
Nejčastější chyby:
Poměrně častou chybou jsou případy, kdy zaměstnavatel při
přepočtech měn ve vztahu k zaměstnanci používá účetní kurzy. Např. zaměstnanci
měly být doplaceny cestovní náhrady ve výši 900 EUR. Po vzájemné dohodě byl
doplatek namísto v cizí měně proveden v českých korunách. Účetní kurz
organizace 24 EUR, kurz podle zákoníku práce 25 EUR. V případě, že
zaměstnavatel nesprávně použije při přepočtu na českou měnu účetní kurz, tak
poškodí zaměstnance celkem o 900 Kč.
Rozdíl mezi oběma kurzy se zúčtuje jako daňově účinný kurzový
rozdíl.
Podnikatelé si občas nejsou jisti, zda mohou nakupovat valuty od
soukromých fyzických osob, které nepodnikají v oblasti směnárenství. Nákup a
prodej cizí měny je upraven v zákoně č. 219/1995 Sb., devizový zákon. Podle § 9
tohoto zákona mohou obchody s devizovými hodnotami provádět pouze devizová
místa v rozsahu stanoveném v bankovní nebo devizové licenci. To znamená, že
devizový zákon omezuje možnost nákupu a prodeje cizí měny od osob, které nemají
potřebné oprávnění. V souladu s devizovým zákonem může zaměstnavatel pro
pracovní cesty svých zaměstnanců použít i jinak legálně získané prostředky,
např. platbu zahraničním obchodním partnerem apod.
Daňové dopady:
V případě přepočtu měn vznikají kurzové rozdíly (zisky a
ztráty), které mají vliv na základ daně. ČNB vyhlašuje denní kurz kolem půl
třetí odpoledne. Vzhledem k pozdnímu zveřejnění mohou účetní jednotky využít
kurz předchozího dne. Podnikatelé mohou daňově uplatnit cestovní náhrady
poskytnuté zaměstnanci v plné výši. Pro zaměstnance nejsou předmětem daně pouze
cestovní náhrady do limitu stanoveného zákoníkem práce. Částky nad tento limit
podléhají dani ze závislé činnosti a také odvodům zákonného pojistného.
Příklad 1 – Přepočet zálohy poskytnuté na zahraniční stravné
Zaměstnanec byl dne 22. 8. 2011 vyslán na 16denní pracovní cestu
do Slovinska. Podle vyhlášky MF činí základní sazba stravného 35 EUR.
Kurzy ČNB v den vyplacení zálohy: 24,475 Kč/EUR, 17,014 Kč/USD.
Záloha na stravné může být po dohodě se zaměstnancem poskytnuta
v různých měnách – např. v měně stanovené vyhláškou, v české nebo v jiné
dohodnuté cizí měně.
V následující tabulce jsou znázorněny postupy při přepočtu:
Příklad 2 – Vyúčtování pracovní cesty
Zaměstnanec vykonal pracovní cestu do Turecka.
-
Poskytnutá záloha činila 500 EUR
-
Kurzy ČNB ke dni poskytnutí zálohy tj. 30. 8. 2011 – 24,120
Kč/EUR
-
Nároky zaměstnance na cestovní výdaje (stravné, nocležné,
jízdní výdaje, vedlejší výdaje) byly vyčísleny částečně v měně, ve které byla
záloha poskytnuta ... 450 EUR a částečně v tureckých nových lirách ... 300
TRY
-
Zaměstnanec předložil doklad o směně poskytnuté měny v
zahraničí. Na dokladu byl uveden kurz směny ... 2,521 TRY/EUR