Evidence výdajů v rámci daňové evidence
Ing. Daniela Lamová
Nahoru Evidence daňově uznatelných výdajů
Evidence daňově uznatelných výdajů je v zákoně o daních z příjmů
řešena poměrně stručně. Ustanovení § 7b ZDP, které se zabývá problematikou
daňové evidence (DE), totiž pouze stanoví zásadu, že daňová evidence musí
obsahovat údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu
daně.
K tomu, aby poplatník správně členil výdaje, je tedy nutné vzít v
úvahu další ustanovení zákona o daních z příjmů, ale např. i daňového řádu,
příp. i zákona o dani z přidané hodnoty.
Problematice výdajů se v zákoně o daních z příjmů věnují především §§ 24 a 25. Nutno podotknout, že ne ve všech
případech musejí být daňově uznatelné výdaje v daném zdaňovacím období i
fyzicky zaplaceny (např. tvorba rezerv, uplatnění časového rozlišení u majetku
pořizovaného formou finančního leasingu, cestovní náhrady atd.).
Nahoru Výdaje v cizí měně
Způsob přepočtu cizí měny na českou měnu je upraven v § 38 odst. 1 ZDP.
Nahoru Přepočet cizí měny u poplatníků vedoucích DE
Pokud poplatník nevede účetnictví, může si vybrat jeden ze dvou
režimů:
-
Použije jednotný kurz; tento kurz se stanoví jako průměr
směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce zdaňovacího období.
Jedná se o kurz, který vyhlašuje Generální finanční ředitelství po skončení
kalendářního roku. Použije-li podnikatel jednotný kurz, bude v průběhu
zdaňovacího období evidovat příjmy a výdaje v cizí měně, na konci zdaňovacího
období sečte příjmy a výdaje v cizí měně a přepočítá je na českou měnu
jednotným kurzem. Do daňového přiznání poté uvede celkové příjmy a výdaje v
české měně.
-
Použije kurzy devizového trhu v souladu se zákonem o
účetnictví, tzn.:
-
kurz devizového trhu vyhlášený ČNB, a to k okamžiku ocenění,
tj. kurz denní,
-
v případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu lze k
okamžiku ocenění použít kurz, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo
prodány,
-
pevný kurz, kterým se rozumí kurz stanovený vnitřním předpisem
fyzické osoby na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného ČNB, používaný
fyzickou osobou po předem stanovenou dobu. Stanovená doba nesmí přesáhnout
zdaňovací období. Jako kurz devizového trhu, na jehož základě se pevný kurz
stanoví, použije fyzická osoba kurz devizového trhu vyhlášený ČNB např. k
prvnímu dni zdaňovacího období, po které je pevný kurz používán. Při používání
pevného kurzu může fyzická osoba tento kurz změnit svým vnitřním předpisem i v
průběhu stanovené doby; v případech vyhlášení devalvace i revalvace české
koruny musí být pevný kurz změněn vždy.
Jednotný kurz a kurzy devizového trhu uplatňované podle zvláštních
právních předpisů o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom zdaňovacím
období použít současně.
V daňové evidenci se ke konci zdaňovacího období neprovádí přepočet
zůstatků devizového účtu nebo valutové pokladny, ani se nepřeceňují pohledávky
a závazky v cizí měně.
Pokud poplatník používající jednotný kurz podává daňové přiznání v
průběhu zdaňovacího období, použije směnný kurz k datu uskutečnění jednotlivých
příjmů a výdajů nebo průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého
měsíce části zdaňovacího období, za kterou se daňové přiznání podává.
Podnikatel vedoucí daňovou evidenci obchoduje se zahraničím a na
základě svého rozhodnutí přepočítává příjmy a výdaje jednotným kurzem. Pro
podnikání používá pouze korunový běžný účet. Pokud obdrží fakturu vystavenou v
EUR a do banky zadá příkaz k platbě do zahraničí v EUR, tato banka zatíží účet
podnikatele výslednou částkou v Kč. V takovém případě se zapíše do daňové
evidence částka, která je uvedena na výpise z banky, a hodnota v EUR se již
jednotným kurzem nepřepočítává.
Podnikatel vedoucí daňovou evidenci na základě vnitřního předpisu
používá při přepočtu cizí měny na českou denní kurz ČNB. V březnu přijal
fakturu za nákup zboží a vznikl mu závazek v EUR. Do evidence závazků
podnikatel uvedl jeho hodnotu v 1 000 EUR a platným kurzem ČNB (např. 25,840)
ho přepočítal na koruny, tj. 25 840 Kč. Platba z devizového účtu byla provedena
v dubnu také v EUR, které opět přepočítal kurzem platným v den provedení platby
(např. 25,730). Do zdanitelných výdajů tedy uvede podnikatel částku 25 730 Kč.
Kurzový rozdíl ve výši 110 Kč evidovat nebude a jeho hodnotu v knize závazků
stornuje ke dni úhrady z devizového účtu.
Nahoru Zásady pro vedení DE
Pro vedení daňové evidence jsou pravidla určena v § 7b ZDP. Zákon zde stanoví pouze obsah
daňové evidence, a nikoli způsob či formu jejího vedení. Základním požadavkem
je rozlišení příjmů a výdajů v členění potřebném pro zjištění základu daně,
tedy na příjmy a výdaje daňově uznatelné a příjmy a výdaje daňově neuznatelné.
Není nutné tedy rozlišovat účetní operace na peněžní a nepeněžní. Do výdajů
jsou zapisovány i částky např. ze zápočtů pohledávek a dluhů, aniž by došlo k
pohybu peněžních prostředků.
Evidenci peněžních operací není předepsáno sledovat pouze v jedné
knize (peněžním deníku), ale můžeme mít evidencí více (např. evidence příjmů a
výdajů na jednotlivých bankovních účtech, evidence příjmů a výdajů na
jednotlivých pokladnách, evidence příjmů a výdajů samostatně za příjmy a výdaje
v Kč a samostatně za příjmy a výdaje v cizích měnách atd.). Po skončení
zdaňovacího období pak jednotlivé evidence sumarizujeme (sečteme) a získáme tak
celkové hodnoty pro účely zpracování daňového přiznání, a tím i stanovení
základu daně.
Pro daňovou evidenci platí povinnost evidovat příjmy a výdaje
jen za účelem správného vykázání dílčího základu daně podle § 7 ZDP.
Je tedy povinné evidovat:
-
-
příjmy a výdaje v hotovosti,
-
přírůstky a úbytky peněz na bankovních účtech;
- nepeněžní příjmy a výdaje:
-
např. tvorba nebo rozpuštění rezerv, daňové odpisy, uplatnění
poměrné části úplaty (nájemného) u finančního leasingu, zápočty pohledávek a
dluhů, příjmy a výdaje dosažené směnou atd.
I když daňová evidence přímo nepředepisuje uvádění zápisů do deníku
chronologicky, tedy seřazené dle data tak, jak jdou za sebou, lze to jen
doporučit vzhledem k prokazatelnosti jednotlivých zápisů na základě obdržených
dokladů. Evidence o pohybu peněžních prostředků na bankovních účtech se vede
zásadně podle výpisů banky, a to tak, aby byla zřejmá návaznost na zůstatky
jednotlivých bankovních účtů.
I když pro vedení daňové evidence není nutné se přímo řídit zákonem o
účetnictví, doporučujeme dodržovat minimální náležitosti účetních dokladů dle § 11 ZÚ. Plátci DPH potom musí respektovat také ustanovení
ZDPH. Více viz Účetní a
daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny. Veškerá evidence
musí být upravena tak, aby umožnila splnění důkazních povinností poplatníka
daně z příjmů.
Pro daňovou evidenci nadále platí, že podnikatelé, kteří přijímají
platby v hotovosti, jsou povinni vést záznamy denních tržeb. Záznamní
povinnost je od 1. 1. 2011 upravena také daňovým řádem v § 97.
Fyzická osoba, která v rámci své podnikatelské nebo jiné samostatně
výdělečné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést průběžně
evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v jiné
evidenci stanovené zákonem.
Správce daně může uložit daňovému subjektu, aby kromě evidence
stanovené právním předpisem vedl zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění
a stanovení daně. Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím.
Nahoru Členění příjmů a výdajů v DE
Formální uspořádání členění příjmů a výdajů je plně v rukách každého
podnikatele. Daňová evidence umožňuje různé způsoby, jako např.:
-
členění příjmů a výdajů do jednotlivých sloupců,
-
-
kódování jednotlivých zápisů.
Nahoru Návrh možného členění evidence příjmů a výdajů
V praxi je nejpoužívanější členění do jednotlivých sloupců, které jsou
očíslovány.
Díl A – příjmy a výdaje v hotovosti a na bankovních účtech
Výsledek hospodaření s peněžními prostředky je rozdíl součtu všech
příjmů a součtu všech výdajů bez ohledu na ustanovení zákona o daních z příjmů.
Údaje uvedené ve sloupcích 3, 6 a 7 jsou z hlediska praxe bezpochyby důležité
informace.
Průběžné položky představují hodnotu peněžních prostředků při převodu
mezi pokladnou a bankovním účtem, převodech mezi bankovními účty a převodech
mezi pokladnami. Dá se říci, že se jedná o peníze na cestě.
Jednotlivé položky deníku se člení na příjem a výdaj. Na stranu výdajů
zapisujeme na základě dokladů o výdaji peněžních prostředků (výběr z účtu
doložený výpisem z účtu nebo výběr hotovosti z pokladny doložený dokladem o
tomto výdaji z pokladny – např. výdajovým pokladním dokladem); na stranu příjmů
v případě zdokladovaného příjmu peněžních prostředků (výpis z účtu nebo doklad
o příjmu hotovosti do pokladny – např. příjmový pokladní doklad). Získáme tím
kontrolu o správnosti celkové výše příjmů a výdajů.
Díl C – příjmy, které jsou předmětem daně, a výdaje související
s těmito příjmy
Díl D – příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou
od daně z příjmů osvobozeny, a výdaje související s těmito příjmy
Pan Novák má pro své podnikatelské aktivity zřízen bankovní účet.
Dne 5. 9. z tohoto účtu vybral 20 000 Kč, a to za účelem doplnění hotovosti v
pokladně.
Evidence příjmů a výdajů, průběžných položek
Na výše uvedeném příkladě je důležité si uvědomit, že výběr z
banky znamená úbytek (výdaj) průběžné položky a naopak příjem v pokladně
znamená přírůstek (příjem) průběžné položky. Dále je důležité zdůraznit, že
pohyb peněz v bance zapisujeme do daňové evidence zásadně na základě výpisu z
banky, zatímco pohyb v hotovosti zapisujeme na základě dokladu vystaveného
poplatníkem (podnikatelem), nejčastěji příjmového či výdajového pokladního
dokladu.
V případě, že by podnikatel měl více bankovních účtů, zachytíme
převod peněz mezi jednotlivými účty obdobným způsobem jako převod peněz mezi
bankou a pokladnou.
Nahoru Další členění příjmů a výdajů
Členění příjmů a výdajů v daňové evidenci by mělo podléhat ještě
dalšímu, podrobnějšímu členění, které má sloužit ke správnému…