Cestovní náhrady
Ing. Jiří Nigrin
-
Obecná pravidla
-
Stravné
-
Jízdní výdaje a ubytování
-
Zahraniční pracovní cesta
-
Ostatní výdaje
Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku
práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě
dohod mimo pracovní poměr. Jak si dále ukážeme, cestovní náhrady však lze
poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.
Nahoru Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady
Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:
-
zaměstnanci vymezení v zákoníku práce
Jedná se poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se
vztahuje zákoník práce, tedy:
-
zaměstnancům v pracovním poměru nebo
-
zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr (tj.
dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je
však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné
pracoviště.
-
další osoby s příjmy ze závislé činnosti
Zde se jedná především o společníky a jednatele společností s
ručením omezeným a členy statutárních orgánů společností, na které se však
zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr, ale podle § 6 odst. 1 a 2 ZDP jsou pro účely
zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance.Tyto osoby se mohou se
zaměstnavatelem smluvně dohodnout, např. podle § 571 ObchZ, že jim budou poskytovány
cestovní náhrady (a ty budou z pohledu ZDP posuzovány shodně jako u zaměstnanců
v pracovním poměru, tj. nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z
příjmů).
-
podnikatelé
Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a
osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplemetáři k.s. Těmto osobám
umožňuje ZDP za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) zahrnout do
svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u
zaměstnanců. Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení
výše náhrad, neboť ZDP se při stanovení limitů daňové uznatelnosti na zákoník
práce přímo odkazuje.
-
osoby v mimopracovních vztazích
Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však
nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn
vyplácených těmto osobám. Cestovní náhrady těchto osob proto mohou být
uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 51 ObčZ nebo § 566 ObchZ), které však na straně
příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), upravuje cestovní
náhrady:
-
v §§ 151, 152, 182 až 189 obecně pro všechny
zaměstnavatele,
-
v §§ 173 až 181 speciálně pro
zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (které v
dalším budeme zkráceně označovat jako státní organizace):
-
stát, územní samosprávné celky, státní fondy,
-
příspěvkové organizace, jejichž náklady na platy a odměny za
pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz z rozpočtu
zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů,
-
právnické osoby zřízené podle školského zákona.
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP):
-
v § 6 odst. 7 písm. a) vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů
ze závislé činnosti,
-
v § 24 odst. 2 písm. zh) říká, že
daňově účinným nákladem jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené
ustanoveními ZP,
-
v § 24 odst. 2 písm. k) upravuje
daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo
spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních
společností.
Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP, např.:
-
vyhláška MPSV upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu
sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných
hmot,
-
vyhláška MF upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu
výši základních sazeb zahraničního stravného,
-
nařízení vlády stanovující náhrady zvýšených životních nákladů,
zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů a výdajů za ubytování při
cestách do ČR a zpět a výdajů spojených s přepravou osobních věcí pro
zaměstnance státních organizací s místem výkonu práce (příp. pravidelným
pracovištěm) mimo ČR.
Aktuální sazby viz Sazby
cestovních náhrad.
Pojetí cestovních náhrad zakotvené v ZP se nijak neliší od celkové
koncepce zákoníku práce, tj.:
-
stanoví určité minimum cestovních náhrad, které jsou pro
zaměstnavatele povinné, a
-
zbytek, tj. poskytnutí vyšších náhrad, ponechává plně na svobodném
rozhodnutí zaměstnavatele.
Tato zásada má omezení v případě již zmiňovaných státních organizací,
kdy si stát prostřednictvím zákonů stanoví určitá omezení – horní hranice pro
poskytování cestovních náhrad.
V zájmu zachování spravedlnosti pak zároveň úprava ZDP zajišťuje, že i
když budou zaměstnanci ostatních (tj. nestátních v duchu předchozího vymezení)
zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní
náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti pouze do výše horního
limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací.
Tuzemské stravné na pracovní cestě od 5 do 12 hodin u zaměstnanců
státní organizace může být stanoveno v roce 2013 pouze v rozmezí 66 až 79 Kč,
kdežto zaměstnanec ostatních subjektů může obdržet libovolně vysoké stravné od
66 Kč výše. Poskytne-li zaměstnanci podnikatelský subjekt – společnost ALFA,
a.s., stravné 200 Kč, pak:
-
částka 79 Kč nebude u zaměstnance předmětem daně ze závislé
činnosti, ale
-
částku 121 Kč bude třeba u zaměstnance zdanit a taktéž z ní
odvést sociální i zdravotní pojištění (a příp. i pojistné na důchodové spoření,
je-li zaměstnanec účastníkem).
Nahoru Pohled zaměstnavatele
Z pohledu zaměstnavatele platí, že pokud je náhrada v souladu se
zněním ZP, jde o daňový náklad zaměstnavatele.
Poskytnuté stravné ve výši 200 Kč společností ALFA, a.s., z
předchozího příkladu bude pro společnost plně daňově účinným nákladem bez
ohledu na daňový režim u zaměstnance.
Pokud ale poskytne tutéž náhradu 200 Kč např. státní příspěvková
organizace, bude pro ni daňovým nákladem maximálně částka 79 Kč a zbylých 121
Kč bude nedaňovým nákladem. ZP v § 173 však navíc stanoví, že tento
zaměstnavatel nesmí poskytnout vyšší cestovní náhrady, než mu zákon
stanoví.
Z uvedeného nástinu vyplývá, že se musíme zabývat také omezeními výše
náhrad u státních organizací, abychom dokázali správně posoudit daňový režim u
zaměstnance. Než však přistoupíme k výkladu pravidel, je třeba připomenout
některé základní pojmy.
Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance
zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel
může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na
základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů
vedoucího, který ho na pracovní cestu vyslal.
Nahoru Místo výkonu práce
Přesné sjednání místa výkonu práce v pracovní smlouvě má význam
nejen z hlediska stanovení podmínek pracovní cesty, ale má také praktický dopad
při přeložení zaměstnance. Místo (případně místa) výkonu práce je tak jednou z
podstatných náležitostí pracovní smlouvy. Není-li v pracovní smlouvě sjednáno
pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm
místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Toto místo může být sjednáno
buď udáním konkrétní adresy, nebo pouze obecně názvem obce. Jestliže je však
toto místo sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště
obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.
S ohledem na možnost sjednat místo či místa výkonu práce (jeho šíři)
bez jakéhokoliv omezení lze považovat za spravedlivé a vyvážené, aby
zaměstnavatel vždy nesl náklady na vyšší než pravidelné výdaje spojené s
výkonem práce, které vzniknou zaměstnanci s cestou mimo obec, kde převážně
vykonává práci, popř. kde má trvalý pobyt. V uvedeném případě se nebude jednat
o pracovní cestu a nebude k vyslání na takovou cestu třeba souhlasu
zaměstnavatele, neboť k takovému výkonu práce se v pracovní smlouvě
zavázal.
Zaměstnanec má místo výkonu práce sjednané na adrese Praha 1, Na
Příkopě 18, zatímco druhý zaměstnanec má uvedeno pouze město Praha.
Zatímco u prvního zaměstnance bude cesta do vedlejší provozovny
na Smíchově cestou pracovní, pro druhého nikoli. Tomu však podle § 159 odst. 2 ZP přísluší
při použití místní hromadné dopravy náhrada jízdních výdajů ve výši
odpovídající ceně jízdného, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje
prokazovat.
Nahoru Pravidelné pracoviště podnikatele
Poněkud složitější bude stanovit pravidelné pracoviště
podnikatele. Pravidelné pracoviště podnikatele – fyzické osoby bude místo,
kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů. ZDP v § 24 odst. 2 písm. k) bodu 2 stanoví, že pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 se také rozumí místo podnikání uvedené
v živnostenském nebo jiném obdobném povolení k podnikání. Ve většině případů to
bude bydliště, ale může to být i jiné místo. Není přitom vyloučeno, aby
podnikatel měl takových míst několik, má-li např. více provozoven na různých
místech apod.
V daném případě je tedy nutno rozlišovat, kdy půjde o „klasickou“
pracovní cestu, tak jak ji lze definovat u zaměstnance, kdy vynaložené výdaje
na tuto cestu za splnění ostatních podmínek budou daňově uznatelné, a na druhé
straně cesty mezi jednotlivými provozovnami, kdy se nemusí jednat o pracovní
cestu a daňově uznatelnými mohou být jen některé výdaje, např. náklady na
dopravu, kde rozhodujícím kritériem bude, že se jedná o výdaj na dosažení,
udržení a zajištění zdanitelných příjmů.
Lékař má ordinaci mimo své bydliště a právě ordinace je místem
výkonu práce. Potom cesty z této ordinace za pacienty budou cestami pracovními.
Na druhé straně cesty z místa bydliště do ordinace nelze chápat jako pracovní,
avšak za předpokladu, že tento lékař prokáže, že činnost v místě bydliště
souvisí s jeho samostatnou výdělečnou činností, např. zde zpracovává účetnictví
nebo daňovou evidenci, připravuje výkazy a přehledy pro příslušné pojišťovny
apod., lze za daňově uznatelné považovat i výdaje na cesty mezi bydlištěm a
ordinací. Za pracovní cesty lze také považovat i cesty za pacienty z místa
trvalého bydliště.
Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci
cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při
-
pracovní cestě (§ 42),
-
cestě mimo pravidelné pracoviště,
-
mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v
místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
-
přeložení (§ 43),
-
dočasném přidělení (§
43a),
-
přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
-
výkonu práce v zahraničí.
Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad,
zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů,
způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží
k oprávněným zájmům zaměstnance.
Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní
náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, předchozí písemná forma určení podmínek
se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.
Nahoru Cestovní náhrady u dohod
Cestovní náhrady je možné poskytnout také zaměstnanci, který koná pro
zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
avšak pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného
pracoviště zaměstnance.
Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol
v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich
poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného
pracoviště.
Nahoru Druhy cestovních náhrad
Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout
zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:
-
jízdních výdajů,
-
jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
-
výdajů za ubytování,
-
zvýšených stravovacích výdajů (ve výkladu označujeme tradičně jako
„stravné“),
-
nutných vedlejších výdajů.
Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i další náhrady výdajů, než
je výše uvedeno, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly
poskytnuty v souladu s vymezením cestovních výdajů v § 152 ZP (viz předchozí). Státní
organizace však jiné nebo vyšší cestovní náhrady, než zaměstnanci přísluší
podle §§ 173 až 181 ZP, poskytnout
nesmí.
Nahoru Paušalizace cestovních náhrad
Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem
dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich
poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se
poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu
nebo více cestovních náhrad.
Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců,
kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu
různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů.
Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i skupiny
zaměstnanců, přitom je nutno vycházet z výše cestovních náhrad a z očekávaných
průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně se
určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává
práci.
Pokud se stanovené podmínky zásadním způsobem změní, musí se změnit i
paušál. Vedle paušální částky lze poskytnout pouze ty cestovní náhrady, které
nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu
písemná forma, a to buď vnitřním předpisem zaměstnavatele, nebo individuálním
určením. Podklady, které byly pro stanovení paušálu použity, musejí mít
dostatečnou vypovídací schopnost a musejí být předloženy k nahlédnutí nejen
zaměstnanci na jeho žádost, ale také příslušným kontrolním orgánům.
Společnost Alba, s.r.o., poskytuje svým zaměstnancům – obchodním
zástupcům, jejichž teritoriem je Praha, cestovní náhrady paušální částkou ve
výši 151 Kč za každý den, ve kterém byl tento zaměstnanec na pracovní
cestě.
Zaměstnavatel tuto částku vypočetl z následujících údajů:
-
zaměstnanec vykoná v průměru 3 cesty hromadnou dopravou
denně, jedna cesta 24 Kč;
-
stravné v časovém pásmu 5 až 12 hodin zaměstnanci podle
interní směrnice náleží ve výši 79 Kč.
U podnikatelů – fyzických osob je paušalizace cestovních náhrad
vyloučena. OSVČ jsou povinny z hlediska ZDP veškeré náklady související se
svými pracovními cestami doložit a prokázat.
Nahoru Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování
Protože zaměstnanec není povinen vynakládat na pracovní cesty vlastní
finanční prostředky, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou
zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se
zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.
Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se
zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem
nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
Zálohu na stravné lze poskytnout i v Kč nebo v jiné měně, než určuje
vyhláška MF pro daný stát, pokud k ní ČNB vyhlašuje přepočítací kurz.
Pro přepočet se použijí tyto kurzy:
-
při odjezdu na pracovní cestu: kurz platný v den vyplacení zálohy
(§ 183 odst. 2 ZP),
-
při vyúčtování pracovní cesty, pokud záloha nebyla poskytnuta:
kurzy vyhlášené ČNB platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty (§ 184 ZP),
-
při vyúčtování pracovní cesty, po návratu, pokud zaměstnanec
provedl směnu v zahraničí: doložený kurz; pokud není doložen, použije se kurz
jako při odjezdu na pracovní cestu (§
183 odst. 4 ZP).
Poskytnutou zálohu v cizí měně je nutno vrátit v měně, kterou
zaměstnavatel zaměstnanci poskytl, nebo v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu
v zahraničí směnil, anebo v české měně (§
183 odst. 4 ZP).
Nahoru Předložení vyúčtování
Jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je
zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo
jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli
písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou
zálohu.
Nedohodnou-li se účastníci na jiné době, je zaměstnavatel povinen do
10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnance provést
vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva. Význam sjednání „jiné
doby“ spočívá v tom, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout, že
cestovní náhrady mu bude vyplácet např. pouze měsíčně spolu s výplatou.
Pokud zaměstnanec nesplní povinnost prokázat výdaje, za které má
zaměstnavatel poskytnout náhradu, nebo je z objektivních důvodů prokázat
nemůže, může mu zaměstnavatel poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která
odpovídá určeným podmínkám, pokud zákon nestanoví jinak. Platí tedy zásada, že
konkrétní situaci posoudí zaměstnavatel podle podmínek pracovní cesty, případně
dalších okolností.
Cestovní náhrady se účtují na vrub příslušného účtu v účtové skupině
51 – Služby (obvykle účet 512). V případě cestovních náhrad poskytovaných nad
stanovený limit (zejména u státních organizací) je vhodné zavést analytické
členění účtů minimálně v rozsahu:
-
cestovní náhrady daňově uznatelné, tj. do výše stanovené v
ZP,
-
cestovní náhrady nadlimitní, tedy daňově neuznatelné.
Souvztažným účtem mohou být závazky vůči zaměstnancům (např. 333).
O výplatě cestovních nákladů se rozhoduje na základě řádně schváleného
cestovního příkazu a vyplněného vyúčtování pracovní cesty, jehož přílohou budou
doklady, kterými se doloží vyúčtovávané cestovní náklady.
Zákoník práce sice používá pojem „zvýšené stravovací výdaje“,
dále však bude v textu hovořeno pouze o stravném. Vychází z toho, že
zaměstnanec se na pracovní cestě stravuje např. v restauračních zařízeních,
tedy v místech, kde se obvykle nestravuje, proto zde upravuje podmínky na krytí
zvýšených stravovacích výdajů zaměstnance na pracovní cestě. Z toho vyplývá, že
zaměstnanec musí část výdajů na stravování při pracovní cestě nést také sám.
Stravné je tak stanoveno pouze jako paušální částka v závislosti na délce
pracovní cesty, přičemž tato částka nemusí odpovídat skutečným výdajům
zaměstnance na jeho stravování, a proto zákon také nevyžaduje skutečné
prokázání těchto výdajů.
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel, který
není státní organizací, zaměstnanci stravné nejméně ve výši
-
66 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
-
100 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18
hodin,
-
157 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Nahoru Daňový režim stravného u zaměstnavatele
Maximální možná výše poskytnutého stravného není omezena. Z hlediska
daňové uznatelnosti se stravné řídí úpravou pro cestovní náhrady v § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP, které
jsou daňově účinné až do výše stanovené zvláštními předpisy. Tím může být
zákoník práce část sedmá hlava třetí, tedy náhrady poskytované zaměstnancům ve
státní sféře. A právě tito zaměstnavatelé, které označujeme jako státní
organizace, mají nastaveny maximální hranice (viz dále).
O daňovém řešení u zaměstnance bude ještě pojednáno.
Nahoru Stravné ve státních organizacích
U zaměstnavatelů, kteří jsou státní organizací, poskytne zaměstnavatel
zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:
-
66 Kč až 79 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
-
100 Kč až 121 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin,
nejvýše však 18 hodin,
-
157 Kč až 188 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Zaměstnavatel, který je státní organizací, nesmí poskytovat vyšší
náhrady, než je zákonem stanoveno, a pokud by vyšší stravné vyplatil, jednalo
by se o daňový náklad pouze částečně, do limitu umožněného ZP.
Nahoru Změny výše stravného
Výši stravného je oprávněno měnit MPSV v závislosti na vývoji cen
prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 ZP.
Nahoru Stravné při pracovní cestě kratší 5 hodin
Znemožní-li zaměstnavatel vysláním na pracovní cestu, která trvá méně
než 5 hodin, zaměstnanci se stravovat obvyklým způsobem, může mu poskytnout
stravné, jehož výše je u státních organizací omezena výší stravného pro
pracovní cesty od 5 do 12 hodin (viz předchozí).
Nesjedná-li zaměstnavatel nebo pokud neurčí před vysláním zaměstnance
na pracovní cestu výši stravného, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní
sazby rozpětí příslušného časového pásma, zaměstnavatel tedy nesmí poskytnout stravné nižší, než je stanoveno v § 163 ZP.
Nahoru Krácení stravného za bezplatné jídlo
V případech, kdy je zaměstnanci poskytnuto během pracovní cesty jídlo,
které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, tedy nikoliv pouhého
občerstvení, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen bezplatné
jídlo), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o
hodnotu:
-
70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
-
35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle
však 18 hodin,
-
25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Horní hranice krácení je stanovena tak, aby se zaměstnanec mohl během
pracovní cesty občerstvit.
V této souvislosti je třeba zdůraznit zásadní změnu, protože do
konce roku 2011 zaměstnavatel nebyl povinen z důvodu zabezpečení bezplatného
jídla zaměstnanci stravné krátit, a pokud nestanovil výši krácení před pracovní
cestou, nemohl tak již po skončení pracovní cesty zpětně učinit. Od 1. 1. 2012
to neplatí.
Zaměstnavatel, který je státní organizací, je nyní přímo povinen při poskytnutí bezplatného jídla stravné krátit, a to za každé
bezplatné jídlo o:
-
70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
-
35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle
však 18 hodin,
-
25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
To tedy mj. znamená, že:
zaměstnanec státní organizace nárok na stravné mít nebude.
Pro zaměstnance nestátní organizace (tj. u podnikatelských subjektů)
sice povinné krácení nadále není, ale z důvodu již popsaného principu zdanění
zaměstnance [§ 6 odst. 7 písm. a)
ZDP] by se u zaměstnance musel při nekrácení stravného rozdíl
zdanit a odvést i pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Proto bylo
také upraveno, že pokud zaměstnavatel o výši krácení stravného nerozhodne před
pracovní cestou, musí krácení provést v maximální výši.
Nahoru Co je a není bezplatným jídlem?
Jak již bylo řečeno, bezplatným jídlem rozumíme poskytnutí
jídla během pracovní cesty, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, tedy
nikoliv pouhého občerstvení, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Pro
uvedený postup není přitom rozhodující, zda poskytnuté jídlo hradil
zaměstnavatel či jiná osoba, ale skutečnost, že na ně zaměstnanec finančně
nepřispíval. Za bezplatné stravování nelze tedy považovat např. stravování v
závodní jídelně, kde je pracovní cesta uskutečněna, pokud stravování hradí
zaměstnanec (i případně se slevou), dále poskytnutí obvyklého občerstvení při
pracovním jednání (káva, zákusek apod.). Bezplatným stravováním není ani
občerstvení poskytované během pracovní cesty v letadle nebo na lodi.
Také je třeba zdůraznit, že v případě poskytnutí bezplatného jídla
zaměstnanci nese náklad na danou snídani, oběd nebo večeři jeho zaměstnavatel
(i třeba nepřímo prostřednictvím úhrady ceny za ubytování v hotelu, v níž je
zahrnuta snídaně). Za poskytnutí bezplatného jídla, které by mělo vliv na
krácení stravného, tedy nelze rozhodně považovat to, pokud zaměstnanci na
pracovní cestě uhradil oběd obchodní partner zaměstnavatele, anebo případ, kdy
zaměstnanec odešel z restaurace bez zaplacení.
Zaměstnavatel (podnikatelský subjekt) stanovil stravné při
pracovní cestě 5 až 12 hodin ve výši 79 Kč (vycházíme ze stravného platného pro
dané období, zde např. rok 2013) s tím, že v případě poskytnutí jednoho
bezplatného jídla bude zaměstnancům krátit stravné o 30 %.
Předpokládejme, že zaměstnanci panu Karlovi byl na osmihodinové
pracovní cestě poskytnut bezplatně oběd. Tomuto zaměstnanci tedy přísluší
stravné snížené o 30 %, tedy ve výši 56 Kč (výpočet: 70 % ze 79 = 55,30 a po
zaokrouhlení na celé koruny nahoru 56 Kč).
Nyní se věnujme daňovému režimu u zaměstnance. Jelikož státní
organizace v takovém případě musí snížit stravné o celých 70 %, obdržel by ve
stejném případě její zaměstnanec stravné pouze ve výši 24 Kč (výpočet: 30 % ze
79 = 23,70 Kč, což je po zaokrouhlení na celé koruny nahoru 24 Kč).
Pan Karel však obdržel o 32 Kč více a tato nadlimitní částka 32
Kč je pro něj zdanitelným příjmem a podléhá odvodům na sociální a zdravotní
pojištění (případně i odvodům na důchodové spoření, pokud je pan Karel
účastníkem).
Nahoru Dvoudenní pracovní cesta
Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se pro
odstranění tvrdosti zákona upouští od odděleného posuzování doby trvání
pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. To
znamená, že zákoník práce umožňuje čas strávený na pracovní cestě ve dvou
kalendářních dnech sčítat.
Jednodenní tuzemské pracovní cesty se však vždy posuzují samostatně, i
kdyby jich bylo v jednom kalendářním dni několik.
Tuzemská pracovní cesta byla zahájena ve 20.00 a ukončena ve
12.00 hodin druhého dne.
Při pracovní cestě, která trvá dva dny, je možné čas strávený na
pracovní cestě za oba dny sečíst, je-li to pro zaměstnance výhodnější. V daném
případě to znamená, že pracovní cesta zaměstnance trvala dohromady 16 hodin,
čímž zaměstnanci přísluší stravné pro časové pásmo 12 až 18 hodin, což je pro
zaměstnance jednoznačně výhodnější. Zatímco při odděleném posuzování by obdržel
nejméně 66 Kč, při sečtení časů to bude nejméně 100 Kč (vycházíme ze stravného
platného pro dané období, zde např. rok 2013).
Nahoru Stravné při školeních
Častým případem je úhrada celodenního stravování zaměstnance v částce
převyšující stravné pro pracovní cesty delší než 18 hodin. Tento případ nastává
zejména při školeních. Pro posouzení uznatelnosti výdajů je rozhodující, jakým
způsobem je stravování zajišťováno ze strany pořadatele:
-
Pokud pořadatel školení stravování nenabízí anebo je možnost
školení objednat bez využití nabízeného stravování a zaměstnavatel tuto možnost
využil, pak stravování zaměstnavatelem poskytováno není a zaměstnanec, pro
něhož je účast na školení pracovní cestou, má v tomto případě nárok na stravné
plném rozsahu.
-
V případě, kdy pořadatel školení uvádí stravování jako součást
ceny školení, které zaměstnavatel uhradí, je třeba v případě poskytnutí jídla
charakteru snídaně, oběda či večeře řešit otázku krácení stravného.
V praxi lze zaměstnavateli doporučit z daňového hlediska tento
postup:
-
Strava je nedílnou součástí poskytnuté služby a nelze ji od ní
oddělit → službu včetně stravy uhradit a zaměstnanci krátit stravné.
-
Strava není vázána na poskytnutí služby → zvážit, zdali
zaměstnavatel objedná službu vč. stravy a pak bude muset řešit krácení
stravného, anebo zda stravu neobjednat a nehradit a zaměstnanci poskytnout
stravné v plné výši.
-
Stravu si zajišťuje a hradí zaměstnanec → hodnotu stravy
zaměstnanci, pokud předloží doklad o úhradě při vyúčtování pracovní cesty,
neproplatit a poskytnout mu stravné v plné výši.
Zaměstnanec předložil při vyúčtování pracovní cesty doklad z hotelu,
kde bylo uvedeno:
Vzhledem k tomu, že večeře nebyla součástí ubytování a nebylo
dohodnuto, že zaměstnavatel ji pro zaměstnance zajistí, částka 220 Kč
zaměstnanci proplacena nebyla. Naproti tomu ubytování zaměstnavatel zaměstnanci
uhradit musí, a jelikož snídaně součástí ubytování byla, musí být celodenní
stravné kráceno ve výši stanovené zaměstnavatelem před pracovní cestou. Pokud
by nebyla výše krácení stanovena předem, přísluší zaměstnanci stravné snížené v
maximální výši podle § 163 odst. 2 ZP.
Nahoru Stravné při návštěvě člena rodiny
Stravné se v zásadě poskytuje za celou dobu trvání pracovní cesty,
kromě výjimky po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení
pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, kdy zaměstnanci stravné
nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před návštěvou člena rodiny nebo
dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným
předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení pracovní
cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce,
nebo jiným předem dohodnutým způsobem. Uvedené důvody pro neposkytnutí
stravného je zakázáno rozšiřovat.
Za člena rodiny zaměstnance se pro účely poskytování cestovních
náhrad, s výjimkou § 177 odst. 2 ZP,
považuje manžel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do
pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a
pěstoun. Jiná fyzická osoba je postavena na roveň člena rodiny pouze za
předpokladu, že žije se zaměstnancem v domácnosti.
Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého
bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného
pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a
za dobu výkonu práce v tomto místě.
Nahoru Zdanitelný příjem na straně zaměstnance
ZDP v § 6 odst. 7 písm. a) stanoví, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou
také náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé
činnosti do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance
zaměstnavatele, který je státní organizací.
Pokud však zaměstnavatel poskytne zaměstnanci stravné ve výši
přesahující stanovený limit, je část náhrady přesahující tuto částku
zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 ZDP, který rovněž
vstupuje do vyměřovacího základu pro pojistné na sociální i zdravotní
pojištění.
Případné vyplacení stravného, které bude v určité výši podléhat
zdanění daní ze závislé činnosti, nemá vliv na daňovou uznatelnost stravného u
zaměstnavatele, který není státní organizací.
3. JÍZDNÍ VÝDAJE A UBYTOVÁNÍ
Nahoru Náhrady jízdních výdajů – možnosti
Poskytnutí náhrad jízdních výdajů závisí na použitém dopravním
prostředku:
-
použití hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a
taxislužby
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů
za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a
taxislužby v prokázané výši. Vynaložené výdaje zaměstnanec prokáže doložením
jízdenky, letenky apod.
Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele
místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní
prostředek, včetně silničního motorového vozidla, přísluší mu náhrada jízdních
výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní
prostředek.
-
použití prostředků místní hromadné dopravy (MHD)
Nahoru Náhrada jízdních výdajů za použití MHD
Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy přísluší
zaměstnanci v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty v prokázané výši.
Tato náhrada zaměstnanci náleží i vedle ostatních náhrad jízdních výdajů.
Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití MHD při pracovních
cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce,
zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v
době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.
Náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí
zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec
finančně nepřispívá.
Zaměstnanec může tedy v těchto případech používat vlastní časovou
síťovou jízdenku, aniž by musel prokazovat skutečné výdaje.
Z uvedeného vyplývá, že pokud má být k pracovní cestě použito jiné
vozidlo než vozidlo zaměstnavatele, musí dojít k dohodě mezi zaměstnavatelem a
zaměstnancem. Zaměstnavatel tedy nemůže zaměstnanci nařídit, aby jel na
pracovní cestu svým vlastním vozidlem. Na druhé straně ale k použití jiného
silničního motorového vozidla než vozidla zaměstnavatele, pokud ho o jeho
použití zaměstnavatel nepožádal, potřebuje zaměstnanec souhlas zaměstnavatele k
jeho použití, avšak pouze za cenu jízdného určeného hromadného dopravního
prostředku.
Zákon, stejně jako předchozí právní úpravy, neomezují zaměstnance a
zaměstnavatele v tom, jaké vozidlo zaměstnanec použije. Zaměstnanec tak může
použít jak vozidlo vlastní, tak vozidlo půjčené od rodinného příslušníka, nebo
vozidlo pronajaté, případně vozidlo vypůjčené. Zákon rovněž nestanoví…