O roční zúčtování žádá zaměstnanec písemně (součást textu III. strany tiskopisu Prohlášení k dani) posledního z plátců, u kterého podepsal v daném roce prohlášení ke snížení daňových záloh. To v praxi znamená, že to bude zpravidla ten zaměstnavatel, u něhož zaměstnanec pracoval k 31. 12.

Požádat je nutno do 15. února roku následujícího a poplatník musí předložit od všech předešlých zaměstnavatelů (v daném roce) Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, měsíčních slevách na dani, sražených zálohách na daň a daňovém zvýhodnění (ve smyslu § 38j odst. 3 ZDP). Chce-li uplatnit nezdanitelné částky základu daně (např. penzijní připojištění, soukromé životní pojištění, úroky z úvěru atd.) je nutné předložit i příslušné doklady  (příslušné smlouvy, potvrzení o výši úroků z úvěru atd.).

Roční zúčtování zaměstnanci nelze provést, pokud má povinnost podat daňové přiznání (viz § 38g ZDP), nebo se je rozhodne podat dobrovolně!

Připomínáme, že povinnost podat daňové přiznání nemají poplatníci, kteří splňují současně tyto podmínky:

• mají příjmy ze závislé činnosti buď od jednoho plátce, nebo od více plátců postupně za sebou (na závadu nejsou současné příjmy od dvou plátců v případě, že jeden z příjmů představuje doplatek mzdy - prémie, odstupné apod. vztahující se k předchozímu zaměstnání poplatníka),
• u všech plátců podepsali prohlášení k dani (dále jen „Prohlášení“),
• mají v daném zdaňovacím období úhrnné příjmy v ostatních daňových základech (z podnikání, z pronájmu apod.) maximálně 6 000 Kč.

Někdy se zapomíná na následující skutečnosti, které zamezují možnost provést roční zúčtování.

Daňové přiznání je totiž povinen podat poplatník, jemuž byly vyplaceny nebo jenž jiným způsobem obdržel příjmy ze závislé činnosti nebo funkční požitky za uplynulá léta, které se nepovažovaly podle § 5 odst. 4 ZDP za jeho příjmy ve zdaňovacím období, kdy byly zúčtovány plátcem daně v jeho prospěch.

Roční zúčtování rovněž nelze provést poplatníkovi s příjmy ze závislé činnosti anebo s funkčními požitky, který uplatňuje pro snížení základu daně hodnotu darů poskytnutých do zahraničí za podmínek uvedených v § 15 odst. 1 ZDP.

Zaměstnavatel by měl provést výpočet daně a roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění nejpozději do 31. 3. Přeplatek na dani coby rozdíl mezi zálohově sraženou daní a daní vypočtenou podle § 16 ZDP sníženou o příslušnou slevu na dani vrátí zaměstnavatel poplatníkovi ve mzdě za březen.